Thông tư số 16/2010/TT-BTC ngày 01 tháng 02 năm 2010 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 120/2002/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 89/2002/NĐ-CP của Chính phủ về in, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc tự in và sử dụng hóa đơn, đồng thời tăng cường công tác quản lý thuế của cơ quan nhà nước.

- Đối tượng và điều kiện được tự in hóa đơn

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có mã số thuế, có hệ thống máy tính và phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán đảm bảo định kỳ hàng tháng có thể truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã chấp hành xong các quyết định xử phạt vi phạm pháp luật về thuế trong thời hạn quy định.
• Các đơn vị có quy mô lớn, có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ và có nhu cầu tự in hóa đơn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Quy trình, thủ tục đăng ký tự in hóa đơn

• Doanh nghiệp phải lập văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Hồ sơ kèm theo bao gồm: mẫu hóa đơn tự in dự kiến, sơ đồ quy trình tạo và in hóa đơn, cam kết về tính bảo mật và chính xác của phần mềm in hóa đơn.
• Trong thời hạn quy định, cơ quan thuế có trách nhiệm xem xét, kiểm tra thực tế tại doanh nghiệp và ra văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận (nêu rõ lý do) đối với đề nghị của doanh nghiệp.

- Nội dung và hình thức của hóa đơn tự in

• Hóa đơn tự in phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu pháp lý bắt buộc như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có).
• Hóa đơn phải được đánh số thứ tự liên tục, tự động bằng hệ thống máy tính và không được trùng lặp.
• Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, bảo mật của hệ thống cấp số hóa đơn và các biện pháp chống làm giả hóa đơn.

- Chế độ báo cáo và quản lý sử dụng hóa đơn

• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định.
• Mọi trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn tự in đều phải được lập biên bản và báo cáo ngay với cơ quan thuế trong thời hạn quy định để có biện pháp xử lý kịp thời.
• Cơ quan thuế có quyền thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp nhằm ngăn chặn các hành vi gian lận thuế.

- Hiệu lực thi hành và điều khoản chuyển tiếp

• Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký ban hành.
• Các nội dung hướng dẫn về hóa đơn tại Thông tư số 120/2002/TT-BTC không bị sửa đổi, bổ sung tại Thông tư này vẫn tiếp tục có hiệu lực thi hành.
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in trước ngày Thông tư này có hiệu lực phải tiến hành rà soát, đối chiếu các điều kiện để thực hiện điều chỉnh hoặc đăng ký lại theo đúng quy định mới.