CHỈ THỊ

VỀ VIỆC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TỈNH

Trong mấy năm gần đây, nhất là sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành (ngày 01 tháng 7 năm 2013), công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh có sự chuyển biến tích cực; vai trò của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ được nhận thức đúng đắn; việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định của Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đang được các cơ quan, đơn vị quan tâm, từ đó giá trị của tài liệu lưu trữ được phát huy, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương.

Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương chưa quan tâm đúng mức về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là chưa thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Thực tế hiện nay việc không lập hồ sơ và không nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ còn diễn ra khá phổ biến ở các ngành, các cấp trong tỉnh, nguyên nhân chính là do nhận thức về trách nhiệm và việc tuân thủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân còn hạn chế; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chưa chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Công chức, viên chức chưa có thói quen lập hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc dẫn đến tài liệu bị phân tán, thất lạc, mất, hư hỏng, bó gói, tích đống; việc khai thác sử dụng tài liệu ở lưu trữ cơ quan chưa đáp ứng đầy đủ, kịp thời làm ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đồng thời gây khó khăn cho việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị giao nộp vào lưu trữ lịch sử để bảo vệ, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng theo quy định.

Để khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên nhằm thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và các văn bản khác có liên quan; đưa công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh đi vào nề nếp, hoạt động hiệu quả; đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức; tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, Ủy ban nhân dân tỉnh Chỉ thị:

1. Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, Ngành, Đoàn thể, Giám đốc các Doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chỉ đạo và tổ chức thực hiện những nội dung sau:

a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan để nâng cao hơn nữa nhận thức, ý thức trách nhiệm cho cán bộ, công chức, viên chức về công tác này.

b) Chỉ đạo, kiểm tra công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.

c) Chỉ đạo Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ: Tham mưu biên soạn Danh mục hồ sơ của cơ quan; hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ theo hướng dẫn tại Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 đảm bảo cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan khi xử lý công việc phải thực hiện được kỹ năng “Lập hồ sơ” và “Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” để quản lý theo quy định.

d) Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ để giúp cơ quan, tổ chức thực hiện, hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo quy định.

đ) Bố trí đủ kho tàng để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị hiện hành của cơ quan, tổ chức; mua sắm thiết bị như: Giá; hộp, cặp ba dây; bìa hồ sơ… phục vụ cho công tác lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) Hướng dẫn cụ thể hoá về công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử của tỉnh.

b) Tổ chức kiểm tra đột xuất, định kỳ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trong công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.

c) Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh.

d) Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và hàng năm tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện Chỉ thị này.

3. Sở Tài chính có trách nhiệm:

Hàng năm cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho các hoạt động của công tác văn thư lưu trữ, trong đó ưu tiên bố trí kinh phí để thực hiện chỉnh lý tài liệu; cải tạo, nâng cấp phòng kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.

Hướng dẫn các đơn vị, địa phương lập dự toán và sử dụng kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ.

4. Sở Thông tin và Truyền thông, Báo Bắc Kạn, Đài Phát thanh và Truyền hình Bắc Kạn có trách nhiệm phối hợp với Sở Nội vụ trong việc tuyên truyền, phổ biến các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt là công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Yêu cầu Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, Ngành, Đoàn thể, Giám đốc các Doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị này./.