Chỉ thị 07/2004/CT-UB do Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành nhằm mục đích triển khai và thực hiện nghiêm túc Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu trên địa bàn thủ đô. Chỉ thị này tập trung vào việc chấn chỉnh, tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước, nâng cao trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc khắc, quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định pháp luật.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Chỉ thị áp dụng đối với tất cả các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang, các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Hà Nội và các cá nhân có liên quan trực tiếp đến việc quản lý, sử dụng con dấu.

Tăng cường trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, tổ chức

• Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu của đơn vị mình.
• Phải ban hành quy chế nội bộ chặt chẽ về quản lý con dấu; chỉ giao con dấu cho người có trách nhiệm, có phẩm chất đạo đức tốt, có năng lực chuyên môn giữ và đóng dấu.
• Nghiêm cấm việc đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khi chưa có chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản hoặc đóng dấu khống chỉ.

Quy trình khắc, đổi, thu hồi và hủy con dấu

• Việc khắc dấu mới, khắc lại con dấu bị mất, bị hỏng hoặc thay đổi nội dung con dấu phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục và hồ sơ theo quy định của pháp luật, đồng thời phải được cơ quan Công an có thẩm quyền cấp giấy phép và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu.
• Các cơ quan, tổ chức khi giải thể, sáp nhập, chia tách, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc kết thúc nhiệm vụ có trách nhiệm nộp lại con dấu cho cơ quan Công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu trước đó.
• Nghiêm cấm mọi hành vi tự ý khắc dấu, sử dụng con dấu chưa đăng ký hoặc sử dụng con dấu không đúng quy chuẩn quy định.

Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm

• Công an thành phố Hà Nội có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành liên quan tiến hành kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn.
• Phát hiện kịp thời và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm như: tự ý mang con dấu ra khỏi cơ quan mà không được phép của người có thẩm quyền, sử dụng con dấu giả, hoặc tiếp tục sử dụng con dấu của tổ chức đã giải thể.
• Các trường hợp vi phạm nghiêm trọng sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

Tổ chức thực hiện và hiệu lực thi hành

• Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã và thủ trưởng các sở, ban, ngành trực thuộc thành phố Hà Nội có trách nhiệm phổ biến, quán triệt và tổ chức thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động dưới quyền.
• Công an thành phố Hà Nội chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị và định kỳ tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố về kết quả thực hiện.
• Chỉ thị này có hiệu lực thi hành sau khi ký ban hành, góp phần đưa công tác quản lý và sử dụng con dấu trên địa bàn thành phố Hà Nội đi vào nề nếp, đúng quy định của pháp luật.