CHỈ THỊ

VỀ VIỆC CHẤN CHỈNH TÌNH TRẠNG LẠM DỤNG YÊU CẦU NỘP BẢN SAO CÓ CHỨNG THỰC, BẢN SAO TỪ SỔ GỐC ĐỐI VỚI GIẤY TỜ, VĂN BẢN

Ngày 16 tháng 02 năm 2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ- CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây viết tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Để triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP , thời gian qua, Ủy ban nhân dân quận, huyện, xã phường, thị trấn trên địa bàn thành phố đã bố trí nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, đảm bảo giải quyết kịp thời cho người có yêu cầu chứng thực.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: “1. Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính”. Tuy nhiên, qua phản ánh của người dân và thực tế công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác chứng thực trên địa bàn thành phố nhận thấy số lượng bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc được Ủy ban nhân dân các cấp thực hiện tăng hàng năm. Vẫn còn tình trạng yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc khi thực hiện thủ tục hành chính; từ đó, dẫn đến tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc vượt quá sự cần thiết. Vấn đề này gây phiền hà, tốn kém cho người dân, lãng phí cho xã hội và tạo nên áp lực quá tải cho công chức tư pháp cấp huyện, cấp xã trong thực hiện nhiệm vụ.

Nhằm chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu:

1. Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan ban, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện có trách nhiệm:

a) Tiếp tục tổ chức tuyên truyền, quán triệt nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao;

b) Chỉ đạo tổ chức, cá nhân trực thuộc khi tiếp nhận những hồ sơ có yêu cầu nộp bản sao các loại giấy tờ thì bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tự đối chiếu với bản chính để sử dụng, không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc; trừ trường hợp văn bản quy phạm pháp luật có quy định phải nộp bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc;

c) Chỉ đạo việc quán triệt và thực hiện nghiêm túc quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trong quá trình rà soát văn bản quy phạm pháp luật hoặc những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành dưới hình thức quyết định, thông báo, công văn và các hình thức văn bản khác, phát hiện những quy định trái với quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP để kiến nghị sửa đổi, bổ sung hoặc sửa đổi, bổ sung theo thẩm quyền cho phù hợp;

d) Tăng cường kiểm tra công tác tổ chức tiếp nhận hồ sơ tại cơ quan, đơn vị, địa phương, chấn chỉnh kịp thời tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc trái với quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ;

đ) Quán triệt nội dung của Chỉ thị này đến các tổ chức trực thuộc; có văn bản chỉ đạo cụ thể và thường xuyên kiểm tra các tổ chức trực thuộc trong việc triển khai thực hiện Chỉ thị, xử lý hoặc đề xuất xử lý nghiêm những trường hợp vi phạm trong việc yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc.

2. Sở Giáo dục và Đào tạo

Hướng dẫn, kiểm tra, các cơ sở đào tạo trong tiếp nhận hồ sơ nhập học; không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc đối với giấy khai sinh và các loại giấy tờ khác; không được quy định thời hạn có giá trị của bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc.

3. Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

Khuyến khích áp dụng Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đối với các tổ chức sử dụng lao động ngoài công lập nhằm giảm yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc khi tiếp nhận hồ sơ xin việc làm.

4. Sở Tư pháp

a) Chủ trì, phối hợp với cơ quan, ban, ngành thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị này; chỉ đạo, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng;

b) Kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Chỉ thị này, định kỳ hàng năm tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố.

5. Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố

Tăng cường kiểm tra việc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” trong việc giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan hành chính nhà nước, trường hợp phát hiện công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc thì đề xuất xử lý nghiêm theo quy định.

Chỉ thị này có hiệu lực kể từ ngày ký, yêu cầu Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan ban, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.