Điều 3 Thông tư 25/2020/TT-NHNN về quy định Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán trong hệ thống "Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống" tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

1. Hệ thống “Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống”: là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị, thực hiện các xử lý nhằm mục đích quản lý và hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của NHNN (sau đây gọi tắt là hệ thống phần mềm kế toán), bao gồm: phần mềm ERP, phần mềm T24, phần mềm CSD, phần mềm AOM, phần mềm CDP.

2. Hệ thống CMO (Currency Management Optimization): là hệ thống quản lý và phát hành kho quỹ tập trung của NHNN.

3. Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ: là việc chứng từ kế toán lần lượt đi đến các bộ phận có liên quan để thực hiện một trình tự, bắt đầu từ khâu lập, tiếp nhận, kiểm tra xử lý chứng từ; phân loại, và ghi sổ kế toán; kiểm soát, đối chiếu chứng từ cho đến khâu tập hợp, sắp xếp chứng từ.

4. Giao dịch hạch toán tự động: là giao dịch được phần mềm kế toán tự động hạch toán và không có sự can thiệp từ bên ngoài. Các giao dịch này được hạch toán trên cơ sở các thông tin do hệ thống phần mềm kế toán tạo ra từ nguồn dữ liệu có sẵn trong hệ thống (ví dụ như các giao dịch hạch toán lãi dồn tích …).

5. Thành viên tham gia quy trình: là các cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện từng khâu trong Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ, bao gồm: cán bộ nghiệp vụ, cán bộ kế toán, cán bộ kiểm soát, cán bộ thực hiện công tác hậu kiểm và tập hợp chứng từ, Trưởng phòng kế toán hoặc người được Trưởng phòng kế toán ủy quyền (sau đây gọi tắt là Trưởng phòng kế toán); Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN hoặc người được Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN ủy quyền (sau đây gọi tắt là Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN).

6. Bộ phận kế toán: là bộ phận bao gồm tất cả các cán bộ kế toán. Trong đó, cán bộ kế toán là người trực tiếp tiếp nhận, xử lý, kiểm tra các chứng từ kế toán, thực hiện các giao dịch kế toán trên hệ thống phần mềm kế toán (sau đây gọi tắt là kế toán viên) theo phân công, phân nhiệm của Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN.

7. Bộ phận kiểm soát: là bộ phận bao gồm tất cả các cán bộ kiểm soát. Trong đó, cán bộ kiểm soát là người được giao nhiệm vụ kiểm soát giao dịch kế toán, giao dịch nghiệp vụ và có thẩm quyền duyệt các giao dịch do cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán.

8. Bộ phận nghiệp vụ: là bộ phận bao gồm tất cả các cán bộ nghiệp vụ, bao gồm bộ phận kho quỹ và bộ phận nghiệp vụ khác. Trong đó, cán bộ nghiệp vụ là người trực tiếp tiếp nhận, xử lý, kiểm tra các tài liệu nghiệp vụ và thao tác các bước thực hiện nghiệp vụ trên hệ thống phần mềm kế toán theo phân công, phân nhiệm của Thủ trưởng đơn vị.

9. Bộ phận kho quỹ: bao gồm cán bộ làm nghiệp vụ kho quỹ, người được giao nhiệm vụ kiểm soát và có thẩm quyền phê duyệt các giao dịch xuất, nhập kho, quỹ được thực hiện trên hệ thống CMO.

10. Bộ phận hậu kiểm: là bộ phận thuộc phòng kế toán, bao gồm tất cả các cán bộ thực hiện công việc hậu kiểm và tập hợp chứng từ (sau đây gọi tắt là cán bộ hậu kiểm). Trong đó, cán bộ hậu kiểm là cán bộ thực hiện tiếp nhận, tập hợp chứng từ, tài liệu do các cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên đã xử lý, hạch toán; thực hiện kiểm soát lại các giao dịch của cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên, các giao dịch hạch toán tự động trên cơ sở chứng từ, tài liệu liên quan; và tập hợp chứng từ kế toán của toàn đơn vị kế toán NHNN và lưu trữ theo quy định.

11. Thời điểm kết thúc ngày làm việc: là thời điểm kết thúc một chu trình làm việc trên hệ thống phần mềm kế toán, các thao tác khoá sổ kế toán ngày đã được thực hiện. Sau thời điểm này không còn nghiệp vụ kinh tế, tài chính nào được xử lý, hạch toán vào sổ kế toán của ngày làm việc đó, trừ trường hợp giao dịch điều chỉnh sai sót theo quy định.

12. Mã người dùng: là mã số định danh người dùng trên hệ thống phần mềm kế toán dùng để đăng nhập hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ. Mã người dùng bao gồm mã số định danh người dùng được Cục Công nghệ thông tin cấp theo đề nghị của các đơn vị kế toán NHNN và mã số định danh được tạo sẵn trong hệ thống phần mềm kế toán để tích hợp giao dịch giữa các phần mềm trong hệ thống phần mềm kế toán (sau đây gọi tắt là mã người dùng hệ thống). Mã người dùng được cấp cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên tại mỗi đơn vị kế toán NHNN và do hệ thống tự tạo lập theo đơn vị kế toán NHNN.

13. Cơ chế, quy trình nghiệp vụ: là hệ thống văn bản hướng dẫn, quy trình quy định về việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính thuộc hoạt động của NHNN nhằm đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kiểm soát chặt chẽ đúng bản chất và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.