Điều 31 Thông tư 01/2016/TT-BTP hướng dẫn thực hiện thủ tục về quản lý hành chính và biểu mẫu nghiệp vụ trong thi hành án dân sự do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành

1. Trước khi đưa sổ, hồ sơ thi hành án vào lưu trữ, cơ quan thi hành án dân sự phải thực hiện việc kiểm tra, sắp xếp, hoàn thiện các thủ tục, bảo đảm đầy đủ, chặt chẽ.

2. Sau khi kết thúc việc thi hành án, Chấp hành viên được phân công tổ chức thi hành vụ việc phải kiểm tra các tài liệu có trong hồ sơ; ký, ghi rõ họ tên vào phía dưới, góc phải của bảng thống kê và chuyển cho Thẩm tra viên kiểm tra, ký xác nhận vào phía dưới, góc trái của bảng thống kê, báo cáo Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự phê duyệt đưa vào lưu trữ.

Thủ trưởng cơ quan thi hành án ghi vào phía dưới góc phải trang 01 của bìa hồ sơ: cho lưu trữ kể từ ngày, tháng, năm; ký tên và đóng dấu. Sau đó hồ sơ được chuyển cho cán bộ lưu trữ. Việc chuyển giao hồ sơ cho cán bộ lưu trữ phải lập thành biên bản và ghi rõ số lượng hồ sơ đưa vào lưu trữ, kèm theo danh mục hồ sơ chuyển giao.

3. Việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng hồ sơ về thi hành án đã đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Người được phân công thực hiện nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ thi hành án phải vào Sổ theo dõi lưu trữ hồ sơ thi hành án, ghi đầy đủ các cột, mục; sắp xếp hồ sơ lưu trữ đảm bảo khoa học, thuận lợi cho việc kiểm tra, khai thác, sử dụng, bảo quản. Trường hợp cần rút hồ sơ lưu trữ để phục vụ công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, nghiên cứu khoa học và yêu cầu khác thì phải có sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự.