4. Phiếu hồ sơ phương tiện là bản giấy hoặc bản điện tử ghi các thông tin hành chính, thông số kỹ thuật của xe cơ sở (xe nguyên thủy) hoặc xe không có trong cơ sở dữ liệu về xe sản xuất, lắp ráp, nhập khẩu của Cục Đăng kiểm Việt Nam (như xe tịch thu, thanh lý bán đấu giá) và cập nhật những thay đổi của xe trong quá trình sử dụng.