Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc lỗi thời dẫn đến phải hủy bỏ là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, để giá trị hàng tồn kho bị hủy bỏ được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình và lập đầy đủ hồ sơ pháp lý, trong đó quan trọng nhất là Biên bản họp Hội đồng thẩm định về việc hủy bỏ hàng tồn kho.

Tại sao doanh nghiệp cần lập Biên bản họp Hội đồng thẩm định hủy bỏ hàng tồn kho?

Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Việc lập Hội đồng thẩm định và ban hành biên bản họp giúp doanh nghiệp chứng minh được:

• Tính khách quan: Việc hủy bỏ không phải là quyết định đơn phương mà dựa trên sự đánh giá của một tập thể có chuyên môn.
• Thực trạng hàng hóa: Xác định rõ nguyên nhân hư hỏng, số lượng và giá trị thực tế cần hủy bỏ.
• Tuân thủ quy định kế toán: Làm căn cứ để hạch toán giảm giá trị hàng tồn kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Điều kiện để chi phí hủy hàng tồn kho được trừ khi tính thuế TNDN

Để cơ quan thuế chấp nhận chi phí này, hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng phải bao gồm:

1. Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.
2. Hồ sơ bồi thường thiệt hại (nếu có).
3. Quyết định tiêu hủy hàng hóa của lãnh đạo doanh nghiệp.
4. Biên bản họp Hội đồng thẩm định xác định giá trị và phương án tiêu hủy.

Mẫu Biên bản họp Hội đồng thẩm định về việc hủy bỏ hàng tồn kho

Dưới đây là mẫu biên bản chuẩn được xây dựng dựa trên thực tiễn quản trị doanh nghiệp năm 2019:

(TÊN DOANH NGHIỆP) Số: ……/BB-HĐTD

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày … tháng … năm …

BIÊN BẢN
Họp Hội đồng thẩm định về việc hủy bỏ hàng hóa, vật tư tồn kho

• Căn cứ Biên bản họp Hội đồng quản trị/Ban Giám đốc số........................ , ngày..................................... ;
• Căn cứ vào Quyết định số: ...., ngày về việc thành lập Hội đồng thẩm định hàng tồn kho của Công ty ………;
• Căn cứ thực trạng hàng hóa tại kho và nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hôm nay, ngày............ tháng......... năm.......... , tại văn phòng Công ty ………., Hội đồng thẩm định đã tiến hành họp với các thành phần gồm:

1. Ông/Bà:................................................ , Chức vụ: Chủ tịch Hội đồng
2. Ông/Bà:................................................ , Chức vụ: Ủy viên (Kế toán trưởng)
3. Ông/Bà:................................................ , Chức vụ: Ủy viên (Quản lý kho)
4. Ông/Bà:................................................ , Chức vụ: Thư ký

NỘI DUNG CUỘC HỌP:

1. Thẩm định thực tế và định giá hàng hóa tồn kho cần hủy bỏ

STT	Tên hàng hóa/vật tư	ĐVT	Số lượng	Giá trị sổ sách	Nguyên nhân hủy bỏ
1
2

Tổng giá trị đề nghị hủy bỏ: ........................................................................................

Bằng chữ: ..........................................................................................................................

2. Phương án xử lý và tiêu hủy

2.1. Hình thức tiêu hủy: (Đốt/Chôn lấp/Bán phế liệu/Hủy cơ học...)

2.2. Thời gian thực hiện: ......................................................................................................

2.3. Đơn vị phối hợp (nếu có): ............................................................................................

Cuộc họp kết thúc vào lúc .... giờ cùng ngày. Biên bản được lập thành ...... bản có giá trị pháp lý như nhau./.

THƯ KÝ (Ký, ghi rõ họ tên)	CHỦ TỌA (Ký, ghi rõ họ tên)
THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG (Ký, ghi rõ họ tên)	THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG (Ký, ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện tiêu hủy hàng hóa

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, kể từ năm 2015, theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp không còn phải gửi thông báo về hàng hóa bị hư hỏng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tuy nhiên, hồ sơ phải được lưu giữ đầy đủ tại doanh nghiệp để xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra thuế.

Ngoài ra, đối với các loại hàng hóa đặc thù có nguy cơ gây ô nhiễm môi trường, việc tiêu hủy phải tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường và có sự xác nhận của cơ quan chức năng hoặc đơn vị xử lý rác thải chuyên nghiệp.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Biên bản họp Hội đồng thẩm định không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong quản lý tài sản mà còn là lá chắn pháp lý vững chắc giúp tối ưu hóa chi phí thuế TNDN một cách hợp pháp.