Trong hoạt động kinh doanh, việc phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) không chỉ là yêu cầu về nghiệp vụ kế toán mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và thiệt hại về tài chính. Đặc biệt, kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, các quy định về hóa đơn điện tử đã có nhiều thay đổi quan trọng.

Sự khác biệt 'một trời một vực' giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT

Nhiều người vẫn lầm tưởng hai loại hóa đơn này có giá trị như nhau, nhưng thực tế chúng dành cho các đối tượng và phương pháp tính thuế hoàn toàn khác biệt. Dưới đây là các tiêu chí so sánh cốt lõi:

• Đối tượng sử dụng: Hóa đơn GTGT dành cho các tổ chức khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Ngược lại, hóa đơn bán hàng dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc các đơn vị trong khu phi thuế quan.
• Hình thức mẫu mã: Theo mẫu tham khảo tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn GTGT (Mẫu số 6) có dòng thuế suất và tiền thuế riêng biệt, trong khi hóa đơn bán hàng (Mẫu số 7) không hiển thị các chỉ tiêu này.
• Cách thức kê khai: Với hóa đơn GTGT, doanh nghiệp phải kê khai đầy đủ cả đầu ra và đầu vào để thực hiện khấu trừ. Đối với hóa đơn bán hàng, người nộp thuế chỉ cần kê khai doanh thu đầu ra để tính thuế trực tiếp trên doanh thu.

Hóa đơn bán hàng có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Đây là câu hỏi mà rất nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm. Câu trả lời là CÓ, nếu đáp ứng đủ các điều kiện về tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Như vậy, pháp luật không bắt buộc mọi khoản chi phải có hóa đơn GTGT mới được tính vào chi phí. Hóa đơn bán hàng (do hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nộp thuế trực tiếp xuất) vẫn là chứng từ hợp pháp để ghi nhận chi phí được trừ.

Trường hợp đặc biệt không cần hóa đơn vẫn được tính chi phí

Tại điểm 2.4 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm thì không cần hóa đơn nhưng phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số 01/TNDN).

Lời khuyên pháp lý: Để tối ưu hóa số thuế phải nộp và đảm bảo an toàn khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin người bán trên hệ thống của Tổng cục Thuế trước khi nhận hóa đơn, tránh trường hợp nhận phải hóa đơn từ các doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh.