hồ sơ vụ án dân sự

"hồ sơ vụ án dân sự" được hiểu như sau:

Tập hợp các giấy tờ, tài liệu do Tòa án thu thập hoặc soạn thảo trong quá trình thụ lý một vụ án dân sự và cần thiết cho việc giải quyết vụ án đó. Hồ sơ vụ án dân sự giúp Tòa án có các thông tin cập nhật về tiến trình thụ lý và giải quyết vụ án, nhất là về các quyết định đã được đưa ra và các biện pháp đã được thực hiện trong quá trình tố tụng, đồng thời, dựng lại diễn biến của việc thụ lý và xét xử vụ án qua các giai đoạn tố tụng. Qua hồ sơ, có thể biết được nội dung của vụ án; đặc biệt, trong trường hợp có kháng cáo, kháng nghị, Tòa án cấp trên có thể dựa vào  hồ sơ để có thể hình dung toàn bộ lịch sử của vụ án. Hồ sơ vụ án dân sự còn là nguồn tài liệu, tư liệu cho hoạt động nghiên cứu khoa học luật.Cho đến nay, việc xây dựng và quản lý hồ sơ vụ án dân sự chủ yếu theo các tập quán tư pháp cũng như bằng các quy tắc được quy định trong quy chế làm việc của ngành tòa án. Trong Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án dân sự có nhắc đến hồ sơ vụ án nhưng không có các quy định cụ thể quy chế pháp lý về hồ sơ vụ án dân sự. Tại Thông tư liên ngành số 09-TTLN ngày 01.10.1990 của Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Bộ Tư pháp có một số quy định liên quan đến quyền của đại diện Viện kiểm sát tiếp cận và khai thác thông tin, chứng cứ được ghi nhận trong hồ sơ vụ án dân sự trong trường hợp Viện kiểm sát tham gia tố tụng trong vụ án đó.Thực tiễn xét xử thường phân biệt các thành phần của hồ sơ theo cách như sau: các ghi chép về lai lịch của vụ án, cho phép phân biệt vụ án này với vụ án khác như ngày thụ lý, số thụ lý, lai lịch của các bên, của người đại diện, người có quyền và lợi ích liên quan (nếu có), loại vụ việc, Thẩm phán phụ trách vụ việc;... các giấy tờ liên quan đến thủ tục giải quyết vụ án: quyết định về các biện pháp khẩn cấp tạm thời, quyết định trưng cầu giám định, nếu có; các ý kiến, thư từ giao dịch; giấy triệu tập, giấy ủy quyền;... các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung của vụ án: đơn kiện, tường trình, tài liệu chứng minh, biên bản giám định,... các biên bản lấy lời khai, biên bản hòa giải; các ghi chép về diễn biến của các phiên tòa; bản án, quyết định của Tòa án.Việc quản lý hồ sơ vụ án dân sự thuộc trách nhiệm của cơ quan hành chính của Tòa án thụ lý, cụ thể là của các thư ký được phân công theo dõi vụ án. Việc tiếp cận và nghiên cứu hồ sơ vụ án của những người tiến hành tố tụng hoặc của người tham gia tố tụng được thực hiện theo các quy định chung về tố tụng dân sự.Việc chuyển giao  hồ sơ vụ án dân sự được thực hiện trong các trường hợp sau: Tòa án thụ lý không có thẩm quyền giải quyết vụ án, hồ sơ phải được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền; vụ án bị kháng cáo, kháng nghị hợp lệ, hồ sơ phải được chuyển đến cấp xét xử có thẩm quyền.Việc bảo quản hồ sơ vụ án dân sự thuộc trách nhiệm của cơ quan hành chính của Tòa án đã thụ lý và xét xử vụ án. Trong trường hợp vụ án được xét xử ở nhiều cấp, thi sau khi việc xét xử kết thúc,  hồ sơ phải được trả về cấp xét xử sơ thẩm để bảo quản. Để có thể bảo quản tốt hồ sơ vụ án, Tòa án phải đánh số thứ tự các giấy tờ, tài liệu có trong  hồ sơ và phải lập danh mục các giấy tờ, tài liệu đó. Thời hạn bảo quản hồ sơ vụ án dân sự chưa được quy định cụ thể trong luật hiện hành.Theo pháp luật hiện hành của Việt Nam, hồ sơ vụ án dân sự được quy định tại Điều 204 Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015 do Quốc hội khóa 13 ban hành ngày 25 tháng 11 năm 2015.