Mùa quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2026 đang đến gần, việc nắm vững các quy định về hồ sơ và cách thức kê khai là vô cùng quan trọng đối với cả doanh nghiệp và cá nhân. Để giúp quý độc giả thực hiện đúng quy định và tránh những sai sót không đáng có dẫn đến bị xử phạt, chúng tôi đã tổng hợp trọn bộ hướng dẫn chi tiết dưới đây.
1. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN dành cho doanh nghiệp (Tổ chức trả thu nhập)
Đối với các tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công, hồ sơ quyết toán thuế được thực hiện theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Các mẫu biểu bắt buộc bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu số 05/QTT-TNCN): Áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Phụ lục bảng kê chi tiết (Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN): Dành cho cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.
- Phụ lục bảng kê chi tiết (Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN): Dành cho cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.
- Phụ lục bảng kê người phụ thuộc (Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN): Chi tiết thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.
"Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế."
2. Hồ sơ dành cho cá nhân tự quyết toán thuế
Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai quyết toán thuế với cơ quan thuế cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu số 02/QTT-TNCN): Ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh (Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN).
- Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm hoặc số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
- Các hóa đơn, chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
3. Thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ để không bị phạt
Căn cứ quy định tại Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2026 được xác định như sau:
- Đối với doanh nghiệp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (tức ngày 31/03/2026).
- Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (tức ngày 04/05/2026 do ngày 30/04 và 01/05 là ngày lễ).
Về địa điểm nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Cá nhân nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú hoặc nơi có nguồn thu nhập lớn nhất tùy theo từng trường hợp cụ thể được quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
Việc thực hiện quyết toán thuế đúng hạn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp cá nhân được hoàn trả số thuế nộp thừa hoặc bù trừ vào kỳ sau, đảm bảo quyền lợi tài chính chính đáng.