Mua hàng của cá nhân không có hóa đơn: Doanh nghiệp cần hồ sơ gì để được trừ thuế TNDN hợp pháp?

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày, việc doanh nghiệp thu mua hàng hóa, nông sản, phế liệu hay dịch vụ trực tiếp từ người dân, cá nhân không kinh doanh là điều diễn ra hết sức phổ biến. Tuy nhiên, một khúc mắc lớn mà bộ phận kế toán luôn phải đối mặt là: Người bán là cá nhân không thể xuất hóa đơn giá trị gia tăng, vậy làm thế nào để khoản chi này được cơ quan thuế chấp thuận là chi phí hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)?

Nếu không nắm vững các căn cứ pháp lý chặt chẽ và chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp rất dễ bị cơ quan quản lý thuế bóc tách, loại trừ chi phí và xử phạt vi phạm về thuế. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các điều kiện, hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ và cách lập Bảng kê thu mua hàng hóa theo quy định mới nhất.

1. 5 trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải có hóa đơn

Nguyên tắc cốt lõi theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP là mọi khoản chi được trừ phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Dẫu vậy, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho lưu thông hàng hóa thực tế trong đời sống, pháp luật thuế quy định rõ 05 trường hợp đặc thù doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không cần có hóa đơn mà vẫn được ghi nhận chi phí được trừ:

• Trường hợp 1: Mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra thị trường (ví dụ: mua lúa gạo trực tiếp từ nông dân, mua hải sản đánh bắt từ ngư dân tại bến thuyền).
• Trường hợp 2: Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp làm ra và bán ra.
• Trường hợp 3: Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt (những người làm nghề nhặt phế liệu ve chai, đồng nát tự do).
• Trường hợp 4: Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra (ví dụ: cá nhân thanh lý bàn ghế, thiết bị cũ đã qua sử dụng của gia đình mình).
• Trường hợp 5: Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không thuộc 4 trường hợp nêu trên) có mức doanh thu năm dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng theo luật định.

Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình lập hồ sơ chuẩn xác khi thu mua nông sản trực tiếp của nông dân (ảnh minh họa)

2. Trọn bộ hồ sơ bắt buộc để khoản chi được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN

Dù không cần hóa đơn điện tử, nhưng doanh nghiệp không thể mặc nhiên hạch toán chi phí nếu chỉ có lời khai miệng hay phiếu chi tiền đơn giản vị thành. Căn cứ theo điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hướng dẫn cụ thể tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, bộ hồ sơ chứng từ hợp pháp bao gồm:

Hồ sơ 1: Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN

Doanh nghiệp bắt buộc phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Bảng kê này phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chân thực của thông tin.

Hồ sơ 2: Chứng từ chi trả tiền và điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

Doanh nghiệp phải có chứng từ chi trả tiền theo quy định của pháp luật về kế toán (như phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, ủy nhiệm chi...). Cần đặc biệt lưu ý quy tắc thanh toán không dùng tiền mặt:

• Nếu giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân dưới 05 triệu đồng: Doanh nghiệp được phép chi trả bằng tiền mặt.
• Nếu giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên: BẮT BUỘC phải thanh toán qua các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản công ty sang tài khoản người bán...). Trường hợp mua nhiều lần trong cùng một ngày từ một người bán mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì toàn bộ cũng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Hồ sơ 3: Giấy tờ chứng minh tính có thật của giao dịch (Hợp đồng, Biên bản giao nhận hàng)

Mặc dù văn bản hướng dẫn không quy định bắt buộc phải công chứng hợp đồng dân sự với cá nhân, nhưng để chứng minh tính có thật và bảo vệ doanh nghiệp trước các đợt thanh kiểm tra thuế, doanh nghiệp nên chuẩn bị kèm theo:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ ký với cá nhân (nêu rõ nguồn gốc hàng hóa, quy cách, số lượng, phương thức giao hàng).
• Biên bản giao nhận hàng hóa thực tế có xác nhận của bên bán, bên mua và thủ kho tiếp nhận.
• Bản chụp thẻ Căn cước hoặc định danh điện tử của người bán để đối soát thông tin khi cơ quan thuế yêu cầu xác minh danh tính.

3. Mẫu và hướng dẫn ghi chuẩn xác Bảng kê thu mua hàng hóa (Mẫu số 02/TNDN)

Dưới đây là nội dung Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo Mẫu số 02/TNDN chuẩn ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC:

Các lưu ý kỹ thuật khi ghi Bảng kê:

• Kê khai theo trình tự thời gian: Căn cứ vào số lượng thực tế hàng hóa, dịch vụ mua vào, kế toán phải ghi chép theo đúng thứ tự thời gian phát sinh mua hàng, không được ghi dồn gom cục vào cuối tháng một cách tùy tiện.
• Trạm thu mua độc lập: Nếu doanh nghiệp thành lập các trạm thu mua phân tán ở nhiều vùng nguyên liệu khác nhau, mỗi trạm thu mua phải lập một bảng kê riêng. Trụ sở chính doanh nghiệp lập bảng kê tổng hợp dựa trên các bảng kê của từng trạm.
• Giá mua phải tương đương thị trường: Giá ghi trên bảng kê phải phản ánh đúng mặt bằng giá thị trường tại thời điểm mua. Nếu doanh nghiệp tự ý nâng khống đơn giá thu mua nhằm tăng chi phí, cơ quan thuế có quyền ấn định lại chi phí và truy thu thuế.

4. Những rủi ro kế toán cần đặc biệt phòng tránh khi thanh tra thuế

Trên thực tế thanh tra, kiểm tra thuế, khoản chi theo Bảng kê 02/TNDN luôn là một trong những điểm nóng dễ bị soi xét nhất vì tính chất không có hóa đơn đối ứng từ người bán. Để phòng tránh rủi ro bị cơ quan thuế gạt chi phí, doanh nghiệp cần ghi nhớ:

1. Tuyệt đối không mua CMND/CCCD ảo để lập khống bảng kê: Việc “mượn” danh tính người dân địa phương để lập khống bảng kê thu mua mà thực tế không có giao dịch là hành vi trốn thuế, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
2. Kiểm soát ngưỡng 05 triệu đồng thanh toán chuyển khoản: Đừng bao giờ chia nhỏ phiếu chi trong cùng một ngày đối với cùng một người bán nhằm né tránh thanh toán không dùng tiền mặt. Quy định đã chỉ rõ: nếu tổng giá trị mua của một người bán trong ngày từ 05 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán ngân hàng.
3. Lưu trữ đầy đủ chứng từ nhập kho, vận chuyển: Khi mua hàng hóa khối lượng lớn (như phế liệu, gỗ, nông sản...), doanh nghiệp phải lưu giữ kèm phiếu cân hàng, phiếu xuất kho bãi, hợp đồng thuê xe vận tải, biên lai cân xe để làm bằng chứng vật chất thuyết phục chứng minh giao dịch là hoàn toàn có thật.

Nắm vững trọn bộ quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp vừa tối ưu hóa chi phí hoạt động, vừa bảo vệ an toàn tuyệt đối quyền lợi thuế hợp pháp trước cơ quan nhà nước.