Trong quá trình tái cơ cấu kinh doanh, phát triển thương hiệu hoặc tái cấu trúc sở hữu, việc doanh nghiệp tiến hành thay đổi tên gọi đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là hoạt động hành chính diễn ra vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, vấn đề phát sinh khiến nhiều ban lãnh đạo và bộ phận pháp lý doanh nghiệp đau đầu chính là số lượng lớn nhãn mác, bao bì thương phẩm đã được in ấn, sản xuất trước đó mang tên cũ vẫn còn tồn kho. Nếu phải hủy bỏ toàn bộ số bao bì này ngay lập tức, doanh nghiệp sẽ phải chịu thiệt hại tài chính rất lớn và gián đoạn chuỗi cung ứng sản phẩm ra thị trường.
Để hỗ trợ cộng đồng doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn về mặt chi phí và duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định, pháp luật đã ban hành cơ chế chuyển tiếp linh hoạt. Vậy theo quy định pháp lý hiện hành, doanh nghiệp đổi tên có được tiếp tục sử dụng bao bì cũ không? Điều kiện áp dụng và thời hạn tối đa là bao lâu?
Thời hạn 12 tháng sử dụng nhãn, bao bì in tên cũ cho doanh nghiệp đổi tên
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị quyết 39/2026/NQ-CP của Chính phủ, doanh nghiệp thay đổi tên được tiếp tục sử dụng nhãn, bao bì đã in tên cũ để ghi nhãn, đóng gói hàng hóa trong thời hạn tối đa 12 tháng kể từ ngày được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận tên mới.
Quy định này mở ra “khoảng thở” cần thiết để các đơn vị kinh doanh tiêu thụ hết lượng hàng hóa đóng gói sẵn hoặc sử dụng triệt để số bao bì tồn kho, đồng thời chủ động lên kế hoạch thiết kế, in ấn bao bì mới mang tên gọi vừa được cập nhật mà không lo bị vi phạm quy định về nhãn hàng hóa.
Điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được áp dụng cơ chế 12 tháng
Mặc dù pháp luật cho phép sử dụng nhãn mác cũ trong thời gian 12 tháng, cơ chế ưu đãi này không áp dụng tràn lan hay tùy tiện mà đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau đây:
- Tính liên tục của pháp nhân: Việc đổi tên không làm chấm dứt sự tồn tại của pháp nhân, không làm thay đổi các quyền, nghĩa vụ pháp lý đã xác lập cũng như mã số doanh nghiệp. Đơn vị phải giữ nguyên chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý đối với hàng hóa lưu thông trên thị trường.
- Bảo đảm số lượng tồn kho thực tế: Theo khoản 2 Điều 4 Nghị quyết 39/2026/NQ-CP, số nhãn mác, bao bì mang tên cũ được tiếp tục sử dụng phải là số lượng tồn kho chính xác tại thời điểm doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận tên mới. Tất cả bao bì này phải được in ấn, sản xuất trước ngày cấp chứng nhận tên mới.
- Hồ sơ chứng minh nguồn gốc và thời điểm: Doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu giữ và xuất trình đầy đủ tài liệu, chứng từ hợp lệ chứng minh thời điểm sản xuất bao bì, số lượng kiểm kê tồn kho, cũng như bằng chứng về tính liên tục của chủ thể chịu trách nhiệm.
- Không gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng: Việc tiếp tục sử dụng nhãn cũ phải bảo đảm khả năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm, tuyệt đối không làm sai lệch các thông tin bắt buộc khác trên nhãn và không gây nhầm lẫn về nguồn gốc, xuất xứ, chất lượng, độ an toàn của sản phẩm.
- Không thuộc trường hợp chuyển tiếp khác: Doanh nghiệp không thuộc diện áp dụng quy định chuyển tiếp riêng biệt tại khoản 4 Điều 98 Nghị định 37/2026/NĐ-CP.
Mối liên hệ với quy định chuyển tiếp tại Nghị định 37/2026/NĐ-CP
Trong quản lý chất lượng và ghi nhãn sản phẩm, các quy định pháp luật luôn có sự kết nối chặt chẽ giữa các văn bản chung và văn bản chuyên ngành. Để nắm rõ bức tranh pháp lý toàn diện, doanh nghiệp cần lưu ý đến quy định chuyển tiếp tại khoản 4 Điều 98 Nghị định 37/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa:
4. Nhãn hàng hóa, bao bì thương phẩm gắn nhãn hàng hóa đúng quy định tại Nghị định 43/2017/NĐ-CP ngày 14 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định về nhãn hàng hóa và Nghị định 111/2021/NĐ-CP ngày 09 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định 43/2017/NĐ-CP đã được sản xuất, in ấn trước thời điểm Nghị định này có hiệu lực được tiếp tục sử dụng, nhưng không quá 02 năm kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.
Do đó, doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng: quy định chuyển tiếp 02 năm của Nghị định 37/2026/NĐ-CP áp dụng cho việc thay đổi mặt bằng quy định pháp lý chung về nhãn hàng hóa (chuyển từ quy định tại Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP sang khung pháp lý mới); còn cơ chế 12 tháng tại Nghị quyết 39/2026/NQ-CP lại đặc thù riêng cho tình huống bản thân doanh nghiệp thay đổi tên thương mại trên Đăng ký kinh doanh.
Trách nhiệm pháp lý và khuyến nghị cho doanh nghiệp khi chuyển đổi
Quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị quyết 39/2026/NQ-CP đã nhấn mạnh rõ, việc áp dụng cơ chế chuyển tiếp về bao bì nhãn mác không làm thay đổi hay giảm bớt bất kỳ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý nào của doanh nghiệp. Cơ chế này hoàn toàn không miễn trừ trách nhiệm tuân thủ các chuẩn mực về chất lượng sản phẩm, an toàn hàng hóa, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và các luật chuyên ngành khác.
Để bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ và tránh các nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện các bước quản trị sau:
- Lập biên bản kiểm kê bao bì tồn kho: Ngay trong ngày nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, hãy tiến hành kiểm kê chi tiết số lượng bao bì, nhãn hiệu mang tên cũ còn tồn trong kho và lập biên bản có xác nhận của ban giám đốc.
- Thu thập chứng từ đầu vào: Lưu giữ hợp đồng in ấn, hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu hoặc biên bản giao nhận nhãn mác để chứng minh toàn bộ số bao bì này được sản xuất trước ngày đổi tên.
- Theo sát mốc thời hạn 12 tháng: Đặt lịch theo dõi tiến độ tiêu thụ bao bì cũ. Khi sắp hết thời hạn 12 tháng, nếu lượng bao bì cũ vẫn chưa dùng hết, doanh nghiệp buộc phải tiêu hủy hoặc ngưng sử dụng để tránh rủi ro pháp lý.
Tóm lại, thời hạn 12 tháng là khoảng thời gian vừa đủ để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí bao bì tồn kho đồng thời hoàn tất chuyển đổi đồng bộ sang thương hiệu mới trên nhãn hàng hóa theo đúng quy chuẩn pháp luật.