Trong quá trình vận hành kinh doanh cũng như giao dịch dân sự, việc điều chỉnh thông tin pháp lý như tên doanh nghiệp, địa điểm trụ sở, thông tin người đại diện hay số căn cước công dân của cá nhân là điều thường xuyên xảy ra. Để đảm bảo dữ liệu nghĩa vụ tài chính luôn chính xác và đồng bộ, người nộp thuế có trách nhiệm thực hiện thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế theo quy định của pháp luật. Việc nắm rõ trình tự, thủ tục chuẩn xác không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp tổ chức, cá nhân tránh được những khoản phạt vi phạm hành chính không đáng có trong lĩnh vực quản lý thuế.
Dưới đây là hướng dẫn toàn diện và chi tiết về hồ sơ, quy trình thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký thuế dành cho mọi đối tượng theo Luật Quản lý thuế 2025 và Thông tư 90/2026/TT-BTC.
1. Thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế đối với tổ chức, doanh nghiệp
Tùy thuộc vào việc nội dung điều chỉnh có làm chuyển dịch địa bàn dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hay không, doanh nghiệp và tổ chức kinh tế sẽ áp dụng một trong hai quy trình riêng biệt dưới đây.
1.1. Trường hợp không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Đây là trường hợp khá phổ biến khi doanh nghiệp cập nhật các chỉ tiêu như người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ, tên tổ chức hay thay đổi địa chỉ cùng thuộc phạm vi địa bàn quản lý của cơ quan thuế cũ.
Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC, phương thức kê khai được phân định cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp đăng ký theo cơ chế liên thông một cửa: Doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ điều chỉnh đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hệ thống liên thông dữ liệu giữa đăng ký kinh doanh và quản lý thuế sẽ tự động cập nhật thông tin nghĩa vụ thuế mới mà doanh nghiệp không phải nộp thêm hồ sơ riêng cho ngành thuế.
- Người nộp thuế đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế: Các đối tượng quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 90/2026/TT-BTC (bao gồm hợp tác xã, đơn vị sự nghiệp, tổ chức phi chính phủ, văn phòng đại diện tổ chức nước ngoài...) nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo Mẫu số 08-MST;
- Bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm bản chính để đối chiếu Giấy phép thành lập, Quyết định thành lập hoặc Giấy phép hoạt động mới nếu có sự thay đổi thông tin trên các văn bản này.
- Đối với nhà cung cấp nước ngoài: Thực hiện nộp Tờ khai điều chỉnh theo Mẫu số 01-1/NCCNN qua Cổng thông tin điện tử dành cho Nhà cung cấp nước ngoài của Tổng cục Thuế.
- Đối với nhà thầu, nhà đầu tư dầu khí: Khi xảy ra hoạt động chuyển nhượng phần vốn góp hoặc quyền lợi trong hợp đồng dầu khí, người nộp thuế kê khai Mẫu số 08-MST và nộp tại Thuế tỉnh, thành phố nơi người điều hành hợp đồng đặt trụ sở chính.
1.2. Trường hợp thay đổi địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý
Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức thực hiện di dời trụ sở chính sang quận/huyện khác (đối với mô hình chi cục thuế khu vực) hoặc tỉnh/thành phố khác, việc chốt công nợ và hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm quản lý thuế là yêu cầu bắt buộc trước khi cấp đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.
Lưu ý quan trọng: Quy trình này không áp dụng đối với các trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở do sự điều chỉnh về địa giới hành chính của Nhà nước.
Bước 1: Giải quyết thủ tục tại cơ quan thuế nơi chuyển đi
Trước khi thực hiện thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tại cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp bao gồm:
- Tờ khai Mẫu số 08-MST;
- Bản sao các giấy tờ pháp lý sửa đổi liên quan đến địa chỉ mới.
Cơ quan thuế chuyển đi sẽ tiến hành kiểm tra tình hình kê khai, nộp thuế, chốt nghĩa vụ thuế và phát hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm (Mẫu số 09-MST).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi chuyển đến
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành Mẫu số 09-MST, người nộp thuế phải hoàn tất thủ tục đăng ký tại cơ quan thuế quản lý địa bàn mới. Thành phần hồ sơ bao gồm Văn bản đăng ký chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi chuyển đến theo Mẫu số 30/ĐKT.
2. Hướng dẫn thủ tục đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và cá nhân
Theo quy định chi tiết tại Điều 23 Thông tư 90/2026/TT-BTC, quy trình cập nhật dữ liệu mã số thuế cho nhóm cá nhân và hộ gia đình được chuẩn hóa theo từng nhóm đối tượng cụ thể.
2.1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
- Hộ kinh doanh thực hiện liên thông: Tương tự như doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký theo cơ chế liên thông một cửa chỉ cần nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện/thị xã. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ thực hiện chia sẻ dữ liệu tự động với cơ quan thuế.
- Cá nhân kinh doanh đăng ký trực tiếp: Cá nhân kinh doanh nộp Tờ khai Mẫu số 08-MST tại Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế nơi đặt địa điểm kinh doanh. Trường hợp cá nhân kinh doanh sử dụng hộ chiếu còn hiệu lực và có thay đổi thông tin hộ chiếu thì gửi kèm bản sao hộ chiếu mới.
2.2. Cá nhân không kinh doanh thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân
Cá nhân có phát sinh thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khi thay đổi thông tin số Căn cước công dân/Định danh cá nhân, địa chỉ cư trú hoặc thông tin người phụ thuộc có thể lựa chọn kê khai theo hai cách:
Trích dẫn quy định: Cá nhân có thể thực hiện đăng ký thay đổi thông tin trực tiếp với cơ quan thuế hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế cho bản thân và người phụ thuộc.
- Thực hiện thông qua tổ chức chi trả thu nhập (Doanh nghiệp, cơ quan nơi làm việc): Cá nhân gửi văn bản ủy quyền kèm bản sao các giấy tờ chứng minh sự thay đổi (bản sao CCCD mới, giấy khai sinh người phụ thuộc...) cho bộ phận nhân sự/kế toán. Đơn vị chi trả thu nhập tổng hợp lập Tờ khai Mẫu số 05-ĐK-TH-TCT gửi qua Cổng thông tin của ngành thuế.
- Nộp trực tiếp cho cơ quan thuế: Cá nhân kê khai Tờ khai Mẫu số 08-MST trực tiếp trên ứng dụng eTax Mobile hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia để hoàn tất điều chỉnh mà không cần đến trực tiếp trụ sở cơ quan thuế.
3. Những lưu ý quan trọng về thời hạn và xử phạt vi phạm
Căn cứ quy định về thời hạn đăng ký thuế, trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi các chỉ tiêu thông tin đăng ký thuế, người nộp thuế có nghĩa vụ gửi hồ sơ thông báo cho cơ quan quản lý.
Trường hợp chậm nộp thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế so với thời hạn quy định, tổ chức và cá nhân có thể bị áp dụng biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế tùy theo số ngày quá hạn và hành vi vi phạm cụ thể. Do đó, người nộp thuế cần chủ động rà soát và thực hiện kê khai kịp thời nhằm đảm bảo quyền lợi pháp lý chính đáng cũng như sự minh bạch trong quá trình quản lý thuế.