Trong thực tế đời sống pháp lý, không ít người dân vẫn lầm tưởng rằng chỉ cần một bản tự kê khai về mối quan hệ gia đình, sau đó đem đến cơ quan có thẩm quyền để chứng thực chữ ký là đã có thể sử dụng như một loại "giấy thông hành" thay thế cho giấy khai sinh hay giấy đăng ký kết hôn. Tuy nhiên, theo những hướng dẫn mới nhất từ Bộ Tư pháp tại Công văn 1167/BTP-BTTP năm 2026, quan điểm này hoàn toàn sai lầm và tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý.
Bản chất của việc chứng thực chữ ký theo quy định mới
Căn cứ vào quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP), chúng ta cần phân biệt rõ giữa hình thức và nội dung của văn bản:
“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Điều này đồng nghĩa với việc cơ quan Nhà nước chỉ xác nhận rằng: "Chính người này đã ký vào văn bản này". Họ hoàn toàn không chịu trách nhiệm về tính xác thực của những thông tin được ghi bên trong văn bản đó. Mọi trách nhiệm về nội dung kê khai thuộc về người ký tên.
Tại sao không thể thay thế giấy tờ hộ tịch?
Bộ Tư pháp đã khẳng định rất rõ ràng: Pháp luật hiện hành không có bất kỳ quy định nào cho phép sử dụng giấy tờ tự kê khai (dù đã chứng thực chữ ký) để thay thế cho các giấy tờ hộ tịch chính thống. Lý do xuất phát từ tính nghiêm ngặt của quản lý Nhà nước về dân cư:
- Giấy tờ hộ tịch: Như Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Trích lục khai tử... là những văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp dựa trên các sự kiện hộ tịch đã được đăng ký và kiểm chứng chặt chẽ.
- Giấy tự kê khai: Chỉ mang tính chất một chiều từ phía cá nhân. Nếu cho phép dùng loại giấy này để chứng minh quan hệ nhân thân, sẽ tạo kẽ hở cho việc gian lận trong thừa kế, chuyển nhượng đất đai hoặc các giao dịch dân sự khác.
Do đó, các quan hệ như cha - con, mẹ - con, vợ - chồng hay quan hệ giữa người để lại di sản và người thừa kế bắt buộc phải được chứng minh bằng giấy tờ hộ tịch hợp pháp.
Hệ lụy khi thực hiện công chứng, giao dịch đất đai
Trong bối cảnh thực hiện Luật Đất đai 2024 và các văn bản hướng dẫn năm 2026, việc xác định thành viên hộ gia đình sử dụng đất trở nên cực kỳ quan trọng. Khi thực hiện công chứng các hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho hoặc khai nhận di sản thừa kế, nếu người dân không cung cấp được giấy tờ hộ tịch mà chỉ dùng bản tự kê khai, Công chứng viên có quyền và có nghĩa vụ từ chối thực hiện yêu cầu công chứng.
Theo Công văn 1167/BTP-BTTP, đối với các trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chỉ ghi tên đại diện hộ gia đình, các thành viên phải căn cứ vào quy định của Luật Hộ tịch 2014 và Bộ luật Dân sự 2015 để chứng minh quyền lợi của mình thông qua các hồ sơ hộ tịch gốc.
Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý
Để tránh việc bị đình trệ các giao dịch quan trọng, người dân cần lưu ý:
- Luôn giữ gìn cẩn thận các giấy tờ hộ tịch gốc. Trong trường hợp bị mất, hỏng, cần liên hệ ngay với cơ quan đăng ký hộ tịch để làm thủ tục cấp bản sao trích lục hoặc đăng ký lại (nếu đủ điều kiện).
- Không nên tốn thời gian và chi phí vào việc lập các bản tự kê khai rồi đi chứng thực chữ ký với mục đích thay thế giấy khai sinh hay giấy kết hôn, vì chúng không có giá trị pháp lý trong trường hợp này.
- Khi có vướng mắc về hồ sơ nhân thân trong các giao dịch công chứng, hãy tham vấn ý kiến của Công chứng viên hoặc Luật sư để được hướng dẫn cách thức thu thập chứng cứ hợp pháp theo đúng quy định của Luật Công chứng 2024.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về giấy tờ hộ tịch không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chính bạn mà còn góp phần đảm bảo sự minh bạch và an toàn cho các giao dịch dân sự trong xã hội.