Trong hoạt động giao dịch dân sự và kinh tế, chữ ký đóng vai trò là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để xác nhận ý chí của các bên. Tuy nhiên, không ít cá nhân và doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc lựa chọn màu mực khi ký kết các văn bản quan trọng. Việc sử dụng sai màu mực không chỉ khiến văn bản thiếu tính chuyên nghiệp mà trong nhiều trường hợp còn dẫn đến những rủi ro pháp lý hoặc bị xử phạt hành chính nặng nề.
1. Quy định về màu mực chữ ký trong hợp đồng và văn bản hành chính
Đối với các văn bản hành chính thông thường và hợp đồng dân sự, quy định về màu mực được dẫn chiếu từ các tiêu chuẩn về công tác văn thư. Cụ thể, tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc ký văn bản như sau:
"Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai."
Mặc dù quy định này chủ yếu áp dụng cho các cơ quan, tổ chức Nhà nước, nhưng trong thực tiễn giao dịch thương mại, các doanh nghiệp cũng thường tuân thủ quy tắc này để đảm bảo tính thống nhất. Việc không sử dụng mực đỏ là quy tắc bất thành văn nhưng có căn cứ pháp lý để tránh nhầm lẫn với các dấu mộc hoặc các ký hiệu phê duyệt đặc biệt của cơ quan có thẩm quyền.
Lời khuyên chuyên gia: Các bên nên ưu tiên sử dụng mực màu xanh. Lý do là vì mực xanh giúp phân biệt rõ ràng giữa bản gốc và bản sao (photo/scan) vốn thường có màu đen. Điều này giúp hạn chế tối đa việc giả mạo hoặc sử dụng trái phép các bản sao văn bản.
2. Chữ ký trên hóa đơn và chứng từ kế toán: Những điều cấm kỵ
Khác với hợp đồng dân sự, các loại chứng từ kế toán và hóa đơn chịu sự điều chỉnh khắt khe hơn bởi pháp luật chuyên ngành. Theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, do đó tính xác thực của chữ ký là yếu tố sống còn.
Tại Điều 19 của Luật này nhấn mạnh: Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Tuyệt đối không được ký bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
Riêng đối với hóa đơn bán hàng, điểm b khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định rõ:
- Nội dung trên hóa đơn phải dùng cùng một màu mực.
- Loại mực phải là mực không phai.
- Không được sử dụng mực đỏ.
3. Mức xử phạt hành chính khi vi phạm quy định về chữ ký
Việc ký sai màu mực không chỉ khiến chứng từ bị coi là không hợp lệ mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với án phạt hành chính. Kể từ năm 2018, mức phạt đối với các hành vi vi phạm về chứng từ kế toán đã được quy định cụ thể tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
Theo điểm c khoản 1 Điều 8 của Nghị định này, hành vi "Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu" sẽ bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các lỗi liên quan khác như ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung hoặc chữ ký của một người không thống nhất giữa các chứng từ cũng có thể bị xử phạt tương đương.
Kết luận: Để đảm bảo an toàn pháp lý và tránh những rắc rối không đáng có với cơ quan thuế, cá nhân và doanh nghiệp nên duy trì thói quen sử dụng bút mực xanh không phai cho tất cả các loại giấy tờ, từ hợp đồng kinh tế đến hóa đơn, chứng từ kế toán.