Trong đời sống hàng ngày, việc thực hiện các thủ tục hành chính như xin việc, làm hồ sơ nhà đất hay đăng ký kinh doanh đều yêu cầu các bản sao có chứng thực. Tuy nhiên, một tình huống dở khóc dở cười thường xuyên xảy ra tại các trụ sở UBND là người dân mang bản sao đã được chứng thực (thường gọi là bản sao y) để yêu cầu cán bộ tư pháp chứng thực thêm một bản khác. Vậy theo quy định pháp luật hiện hành, cụ thể là tại thời điểm năm 2019, việc này có được phép hay không?
Giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản chính
Trước hết, chúng ta cần làm rõ giá trị của bản sao y. Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giá trị của loại giấy tờ này được xác định như sau:
"2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác."
Như vậy, bản sao y chỉ có giá trị thay thế bản chính trong các giao dịch (như ký kết hợp đồng, nộp hồ sơ nhập học...). Điều này không đồng nghĩa với việc nó trở thành "bản chính" để làm căn cứ cho các hoạt động chứng thực tiếp theo.
Bản sao y có dùng để chứng thực tiếp được không?
Câu trả lời ngắn gọn là: KHÔNG. Để hiểu rõ lý do, chúng ta cần xem xét Điều 18 của Nghị định này về các loại giấy tờ làm cơ sở để chứng thực bản sao:
"1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp. 2. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền."
Pháp luật quy định rất rõ ràng: Cơ sở để chứng thực bản sao phải là bản chính. Bản sao dù đã được chứng thực vẫn chỉ là bản sao, không thể dùng làm căn cứ để chứng thực một bản sao khác. Nếu cho phép dùng bản sao để chứng thực bản sao, sẽ dẫn đến nguy cơ sai lệch thông tin qua nhiều tầng nấc, gây khó khăn cho việc quản lý và xác minh tính xác thực của tài liệu.
Quy trình và thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính chuẩn xác
Để việc chứng thực diễn ra thuận lợi, người dân cần tuân thủ quy trình tại Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:
- Bước 1: Xuất trình hồ sơ. Người yêu cầu phải mang theo bản chính và bản photo cần chứng thực. Nếu không có bản photo, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ hỗ trợ chụp (có thu phí).
- Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu. Người thực hiện chứng thực (tư pháp xã/phường hoặc công chứng viên) sẽ so khớp nội dung giữa bản chính và bản sao.
- Bước 3: Thực hiện chứng thực. Nếu thông tin trùng khớp, người thực hiện sẽ ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực.
Thời hạn và lệ phí (Cập nhật theo bối cảnh 2019)
Về thời hạn, thông thường việc chứng thực sẽ được giải quyết ngay trong ngày. Nếu yêu cầu sau 15 giờ, kết quả có thể trả vào ngày làm việc tiếp theo. Với số lượng bản sao lớn, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 02 ngày làm việc.
Về lệ phí, theo quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC (áp dụng trong năm 2019), mức thu phí chứng thực bản sao từ bản chính như sau:
| Cơ quan thực hiện | Mức phí quy định |
|---|---|
| UBND cấp xã / Phòng Tư pháp cấp huyện | 2.000 đồng/trang cho 02 trang đầu; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang. Tối đa không quá 200.000 đồng/bản. |
| Tổ chức hành nghề công chứng | Tương đương mức thu tại UBND cấp xã. |
| Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài | 10 USD/bản (theo biểu phí lãnh sự). |
Lời khuyên pháp lý: Để tiết kiệm thời gian, khi đi làm thủ tục chứng thực, bạn nên chuẩn bị sẵn nhiều bản photo từ bản chính để chứng thực một lần, tránh việc phải quay lại nhiều lần do thiếu bản sao y.