Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ xin việc hoặc làm các thủ tục hành chính, "Sơ yếu lý lịch" là một trong những giấy tờ quan trọng nhất. Tuy nhiên, một câu hỏi mà rất nhiều người dân thắc mắc là: Sơ yếu lý lịch cần công chứng hay chứng thực? Việc nhầm lẫn giữa hai khái niệm này không chỉ gây khó khăn cho người dân mà còn có thể dẫn đến việc bị từ chối hồ sơ tại các cơ quan tiếp nhận.
Sơ yếu lý lịch công chứng hay chứng thực: Cách gọi nào mới chuẩn pháp lý?
Thực tế, trong ngôn ngữ giao tiếp hàng ngày, chúng ta thường quen miệng gọi là "đi công chứng sơ yếu lý lịch". Tuy nhiên, xét dưới góc độ pháp lý tại thời điểm năm 2021, cách gọi này là chưa chính xác.
Dựa trên quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng được định nghĩa như sau:
"Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản... tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản..."
Trong khi đó, đối với Sơ yếu lý lịch, bản chất của việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận vào văn bản này chính là chứng thực chữ ký. Theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
"Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực."
Như vậy, khi bạn mang Sơ yếu lý lịch đi xác nhận, cơ quan chức năng chỉ chứng thực rằng chữ ký trong tờ khai đó đúng là của bạn, còn nội dung bên trong do bạn tự kê khai và tự chịu trách nhiệm. Do đó, thuật ngữ chính xác phải là chứng thực Sơ yếu lý lịch.
Thẩm quyền và thủ tục chứng thực Sơ yếu lý lịch năm 2021
Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 01/2020/TT-BTP, thủ tục này đã được đơn giản hóa đáng kể.
1. Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực?
Bạn không nhất thiết phải về nơi đăng ký hộ khẩu thường trú để chứng thực Sơ yếu lý lịch. Theo quy định, các cơ quan sau đều có thẩm quyền thực hiện:
- Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn) bất kỳ, không phụ thuộc vào nơi cư trú.
- Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Các Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng đã được cấp phép.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài (đối với người đang ở nước ngoài).
2. Hồ sơ cần chuẩn bị
Căn cứ Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực cần xuất trình:
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng (hoặc Căn cước công dân).
- Tờ khai Sơ yếu lý lịch đã điền đầy đủ thông tin (nhưng chưa được ký trước). Bạn phải ký trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực.
Lưu ý quan trọng về nội dung xác nhận trong Sơ yếu lý lịch
Một điểm mới quan trọng mà người dân cần lưu ý là theo Điều 15 Thông tư 01/2020/TT-BTP, người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân (ví dụ: không ghi nhận xét về việc chấp hành chủ trương, chính sách của địa phương). Họ chỉ ghi lời chứng theo mẫu quy định để xác nhận chữ ký.
Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi cho công dân, tránh việc các nhận xét cảm tính của cán bộ địa phương gây khó khăn cho người dân khi đi xin việc hoặc làm thủ tục khác.
Thời gian và chi phí thực hiện chứng thực
Về thời hạn giải quyết, theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực phải được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu. Trường hợp nộp hồ sơ sau 15 giờ thì có thể trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo.
Về mức phí, căn cứ Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp. Một trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.
Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn phân biệt rõ giữa công chứng và chứng thực sơ yếu lý lịch, từ đó chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục hành chính một cách nhanh chóng, đúng luật.