Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam, việc thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến đã trở nên phổ biến và thuận tiện hơn bao giờ hết. Đặc biệt, từ năm 2023, khi Sổ hộ khẩu giấy chính thức hết giá trị sử dụng theo quy định tại Nghị định 104/2022/NĐ-CP, việc khai thác dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đã giúp đơn giản hóa tối đa các bước xin cấp trích lục hộ tịch.
1. Căn cứ pháp lý và thành phần hồ sơ cần chuẩn bị
Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch (trong đó có giấy khai sinh) được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng. Cụ thể, theo quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 và khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, người dân cần chuẩn bị các giấy tờ sau dưới dạng bản quét (scan) hoặc ảnh chụp rõ nét:
- Tờ khai yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch: Theo mẫu quy định (đối với thủ tục trực tuyến, người dân sẽ điền trực tiếp vào biểu mẫu điện tử).
- Giấy tờ tùy thân: Bản sao hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân.
- Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu. Lưu ý, nếu người được ủy quyền là người thân thích (ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột) thì văn bản ủy quyền không cần chứng thực nhưng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ.
2. Quy trình 6 bước xin cấp bản sao giấy khai sinh trực tuyến
Để thực hiện thủ tục này, người dân cần có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID. Quy trình cụ thể như sau:
Bước 1: Truy cập và Đăng nhập
Người dân truy cập vào địa chỉ dichvucong.gov.vn. Chọn mục "Đăng nhập" bằng tài khoản cấp bởi Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID).
Bước 2: Tìm kiếm thủ tục
Tại thanh tìm kiếm, nhập từ khóa "Cấp bản sao trích lục hộ tịch". Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thủ tục liên quan, bạn chọn đúng thủ tục phù hợp với cấp thực hiện (Xã/Huyện/Tỉnh).
Bước 3: Chọn cơ quan thực hiện
Hệ thống yêu cầu bạn chọn Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện và Phường/Xã nơi đang quản lý sổ hộ tịch gốc của bạn. Đây là bước quan trọng để hồ sơ được gửi đúng nơi tiếp nhận.
Bước 4: Điền thông tin vào biểu mẫu điện tử
Người dân điền đầy đủ các thông tin bắt buộc có đánh dấu (*). Các thông tin bao gồm: Thông tin người yêu cầu, thông tin người được cấp trích lục, lý do yêu cầu và số lượng bản sao cần cấp.
Bước 5: Tải lên hồ sơ đính kèm
Đính kèm các tệp tin đã chuẩn bị ở mục 1. Lưu ý dung lượng tệp tin không được vượt quá giới hạn quy định của cổng dịch vụ công.
Bước 6: Thanh toán lệ phí và Nộp hồ sơ
Sau khi rà soát kỹ thông tin, người dân thực hiện thanh toán lệ phí trực tuyến (nếu có) và nhấn "Nộp hồ sơ". Hệ thống sẽ gửi mã số hồ sơ qua tin nhắn SMS hoặc email để bạn theo dõi tiến độ.
3. Thời gian giải quyết và Lệ phí thực hiện
Về thời gian giải quyết, theo Điều 64 Luật Hộ tịch 2014, ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu. Tuy nhiên, đối với hồ sơ trực tuyến, thời gian xử lý thực tế thường từ 01 đến 03 ngày làm việc tùy thuộc vào việc xác minh dữ liệu.
Về lệ phí, căn cứ Thông tư 281/2016/TT-BTC, mức phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch (cấp bản sao trích lục hộ tịch) là 8.000 đồng/bản sao. Một số địa phương có thể có chính sách miễn, giảm lệ phí khi thực hiện trực tuyến theo Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.
4. Giá trị pháp lý của bản sao trích lục khai sinh
Nhiều người dân thắc mắc liệu bản sao trích lục có giá trị như bản chính hay không. Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
"1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác."
Vì sổ hộ tịch là sổ gốc, nên trích lục khai sinh được cấp từ sổ này có giá trị pháp lý tương đương bản chính, được sử dụng để thực hiện các thủ tục như nhập học, làm hộ chiếu, đăng ký kết hôn hoặc các giao dịch dân sự khác mà không cần xuất trình bản chính để đối chiếu.
Hy vọng hướng dẫn trên đã giúp bạn nắm rõ cách thức xin cấp bản sao giấy khai sinh trực tuyến trong năm 2023. Việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến không chỉ là quyền lợi mà còn góp phần xây dựng chính phủ điện tử hiện đại, minh bạch.