Việc tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý tài chính và giảm bớt thủ tục hành chính. Tuy nhiên, để thực hiện đúng quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC, doanh nghiệp cần nắm vững các điều kiện và quy trình thông báo phát hành. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện cho kế toán doanh nghiệp trong bối cảnh năm 2019.
1. Điều kiện để doanh nghiệp được tự in chứng từ khấu trừ thuế
Theo quy định tại Điều 1 Thông tư 37/2010/TT-BTC, không phải mọi doanh nghiệp đều có thể tự in chứng từ. Tổ chức trả thu nhập cần đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe sau:
- Có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật.
- Đã thực hiện đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế chính thức.
- Sở hữu hệ thống trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ dữ liệu đảm bảo an toàn, minh bạch.
- Trong vòng 01 năm gần nhất tính đến thời điểm đăng ký, doanh nghiệp không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên.
2. Quy định về mẫu chứng từ khấu trừ thuế tự in
Nội dung và hình thức của chứng từ phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn tại Điều 2 Thông tư 37/2010/TT-BTC:
- Ký hiệu: Sử dụng 02 chữ cái in hoa (trong dãy 20 chữ cái tiếng Việt quy định) và năm phát hành. Ví dụ: AB/2019/T (trong đó T là ký hiệu nhận diện chứng từ tự in).
- Số thứ tự: Được đánh liên tục theo dãy số tự nhiên, tối đa không quá 07 chữ số trong một ký hiệu.
- Số liên: Mỗi số chứng từ phải gồm ít nhất 02 liên (Liên 1 lưu tại tổ chức trả thu nhập, Liên 2 giao cho cá nhân bị khấu trừ thuế).
3. Hồ sơ và thủ tục đăng ký với cơ quan thuế
Căn cứ theo Điều 3 Thông tư 37/2010/TT-BTC, doanh nghiệp có nhu cầu phải nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Cục thuế tỉnh/thành phố nơi đóng trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm:
- Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in (theo mẫu ban hành kèm Thông tư).
- Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in (thiết kế đúng quy chuẩn).
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản sao có xác nhận sao y bản chính của doanh nghiệp).
- Bản mô tả giải pháp kỹ thuật in chứng từ từ hệ thống máy tính của đơn vị.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và ra thông báo chấp thuận. Doanh nghiệp chỉ được phép in và sử dụng sau khi có văn bản đồng ý này.
4. Nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng chứng từ
Sau khi phát hành, doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý và báo cáo định kỳ theo quy định tại Điều 5 Thông tư 37/2010/TT-BTC:
"Hàng quý thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ (theo phụ lục đính kèm Thông tư này) chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau."
5. Mẫu thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế (Tham khảo)
Dưới đây là mẫu thông báo phát hành mà doanh nghiệp cần niêm yết công khai tại trụ sở làm việc sau khi được cơ quan thuế chấp thuận:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày .... tháng .... năm 2019
THÔNG BÁO
Về việc phát hành chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Ban Giám đốc (Tên doanh nghiệp) thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
1. Hình thức của chứng từ khấu trừ: Tự in trên máy tính.
2. Kích thước: 210mm x 297mm (Khổ A4).
3. Logo doanh nghiệp: (Mô tả vị trí hiển thị trên chứng từ).
4. Ký hiệu sử dụng: (Ví dụ: AA/2019/T).
5. Số lượng phát hành: Từ số 0000001 đến số 0001000.
Mẫu chứng từ thực tế được đính kèm theo thông báo này./.
ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP(Ký tên, đóng dấu)
Việc tuân thủ đúng các quy định về phát hành chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn thể hiện sự minh bạch trong công tác quản trị thuế. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình triển khai, doanh nghiệp nên chủ động tham vấn ý kiến của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.