Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các Công ty TNHH Một thành viên, việc thực hiện đúng nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là cách bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Một trong những loại giấy tờ quan trọng nhất trong quy trình này chính là chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì và tại sao lại quan trọng?
Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, chứng từ khấu trừ thuế là văn bản do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập để xác nhận số thuế đã khấu trừ vào thu nhập của người nộp thuế trước khi chi trả. Đối với người lao động, đây là bằng chứng pháp lý duy nhất để họ thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế hoặc được hoàn thuế sau này.
Khi nào Công ty TNHH Một thành viên phải cấp chứng từ khấu trừ thuế?
Không phải mọi trường hợp chi trả lương đều cần cấp chứng từ này. Dựa trên khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có trách nhiệm cấp chứng từ trong các trường hợp sau:
- Người lao động không ký hợp đồng lao động: Hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng mà có tổng mức trả thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên và đã bị khấu trừ thuế 10%.
- Cá nhân không cư trú: Có thu nhập phát sinh tại Việt Nam và đã bị khấu trừ thuế theo thuế suất quy định.
- Yêu cầu của người lao động: Ngay cả khi đã ký hợp đồng trên 03 tháng nhưng người lao động nghỉ việc giữa chừng và muốn tự đi quyết toán thuế.
Hướng dẫn chi tiết cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu CTT56)
Tại thời điểm năm 2019, mẫu chứng từ phổ biến nhất là mẫu CTT56 ban hành kèm theo Thông tư 37/2010/TT-BTC. Kế toán cần lưu ý các chỉ tiêu sau:
- Thông tin tổ chức trả thu nhập: Ghi đầy đủ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại theo giấy phép kinh doanh.
- Thông tin người nộp thuế: Phải ghi chính xác Họ tên (chữ in hoa), Mã số thuế cá nhân. Trường hợp chưa có MST, bắt buộc phải ghi số CMND/Hộ chiếu.
- Thông tin thuế khấu trừ: Ghi rõ khoản thu nhập (tiền lương, tiền công...), thời điểm chi trả, tổng thu nhập chịu thuế và số thuế thực tế đã khấu trừ.
Thủ tục đăng ký và báo cáo sử dụng chứng từ với cơ quan thuế
Công ty TNHH Một thành viên có thể lựa chọn mua chứng từ của cơ quan thuế hoặc tự in trên máy tính. Nếu tự in, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện tại Điều 2 Thông tư 37/2010/TT-BTC, bao gồm việc thông báo phát hành với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.
Hàng quý, doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu bảng kê theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC). Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
Những sai sót thường gặp và rủi ro pháp lý
Nhiều doanh nghiệp thường mắc lỗi như: Cấp chứng từ sai thời điểm, ghi sai thông tin cá nhân của người lao động hoặc quên nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ. Những sai phạm này có thể dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và gây khó khăn cho người lao động khi đi quyết toán thuế.
Lời khuyên: Kế toán nên lập sổ theo dõi việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để đảm bảo tính đối soát chính xác giữa số liệu trên tờ khai thuế tháng/quý và số liệu thực tế cấp cho người lao động.