Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi địa điểm kinh doanh là tình huống thường gặp đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH một thành viên. Tuy nhiên, một trong những vướng mắc lớn nhất mà bộ phận kế toán thường gặp phải chính là việc xử lý số hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết. Tại thời điểm tháng 3/2019, các quy định về hóa đơn vẫn đang được điều chỉnh bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
Kế toán doanh nghiệp cần nắm vững quy định về xử lý hóa đơn khi chuyển địa điểm năm 2019 (ảnh minh họa)
1. Thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Đây là trường hợp phức tạp nhất, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện các bước chuyển quận/huyện hoặc chuyển tỉnh. Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 37/2017/TT-BTC), quy trình xử lý như sau:
Trường hợp vẫn có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ
Nếu doanh nghiệp vẫn muốn tận dụng số hóa đơn đã đặt in (để tiết kiệm chi phí in ấn mới), cần thực hiện trình tự 04 bước nghiêm ngặt:
- Bước 1: Nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) cho cơ quan thuế nơi chuyển đi để chốt số lượng hóa đơn đã sử dụng đến thời điểm chuyển địa điểm.
- Bước 2: Thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới lên các số hóa đơn chưa sử dụng hết. Lưu ý dấu đóng phải rõ ràng, không đè lên các tiêu thức bắt buộc khác trên hóa đơn.
- Bước 3: Gửi Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng hết (Mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) cho cơ quan thuế nơi chuyển đi.
- Bước 4: Gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số 3.13 Phụ lục 3) đến cơ quan thuế nơi chuyển đến.
Việc đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn cũ là thủ tục bắt buộc nếu muốn tiếp tục sử dụng (ảnh minh họa)
Trường hợp không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn cũ
Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn tại cơ quan thuế nơi chuyển đi theo quy định tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Sau đó, tiến hành làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn mới tại cơ quan thuế nơi chuyển đến trước khi bắt đầu sử dụng.
2. Thay đổi địa chỉ nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý
Đây là trường hợp doanh nghiệp chuyển địa điểm trong cùng một quận/huyện (cùng Chi cục Thuế quản lý). Thủ tục lúc này sẽ đơn giản hơn đáng kể:
- Nếu tiếp tục sử dụng: Doanh nghiệp chỉ cần đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức cũ đã in sẵn và gửi Thông báo điều chỉnh thông tin (Mẫu 3.13) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Nếu không tiếp tục sử dụng: Thực hiện hủy hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới như quy trình thông thường.
"Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn..." (Trích dẫn tinh thần Thông tư 39/2014/TT-BTC).
3. Những lưu ý quan trọng về thời hạn và niêm yết
Pháp luật thuế năm 2019 yêu cầu tính minh bạch rất cao trong việc sử dụng hóa đơn. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
- Niêm yết công khai: Khi có sự điều chỉnh thông tin hóa đơn, doanh nghiệp bắt buộc phải niêm yết công khai Thông báo điều chỉnh và mẫu hóa đơn đã được đóng dấu mới tại các cơ sở bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Thời hạn nộp thông báo: Việc nộp thông báo điều chỉnh thông tin phải được thực hiện trước khi doanh nghiệp xuất hóa đơn đầu tiên tại địa chỉ mới. Việc chậm trễ có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Việc tuân thủ đúng các bước nêu trên không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có mà còn đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn đầu ra, bảo vệ quyền lợi cho khách hàng và đối tác của mình.