Trong hoạt động kinh doanh quốc tế, hồ sơ hải quan đóng vai trò là "chứng minh thư" cho mọi lô hàng xuất nhập khẩu. Đối với các công ty cổ phần, việc quản lý và lưu giữ bộ hồ sơ này không chỉ đơn thuần là sắp xếp giấy tờ mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Nếu không nắm vững các quy định, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình cảnh "tiền mất tật mang" khi cơ quan chức năng tiến hành hậu kiểm.
Tại sao hồ sơ hải quan lại là "lá bùa hộ mệnh" của doanh nghiệp?
Nhiều doanh nghiệp thường lầm tưởng rằng sau khi hàng hóa đã thông quan thành công thì vai trò của bộ hồ sơ hải quan cũng kết thúc. Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Điều 3. Giải thích từ ngữ[...] 3. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Vì hồ sơ hải quan ghi nhận các giao dịch xuất, nhập khẩu hàng hóa – vốn là những nghiệp vụ kinh tế trọng yếu – nên chúng được coi là một loại chứng từ kế toán. Đây chính là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ thuế và giải trình với cơ quan thuế, hải quan khi có yêu cầu.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ hải quan: 5 năm hay lâu hơn?
Câu hỏi về thời gian lưu trữ luôn là mối quan tâm hàng đầu của bộ phận kho vận và kế toán. Căn cứ vào điểm a khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015, các loại chứng từ kế toán sử dụng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán (bao gồm cả hồ sơ hải quan) phải được lưu trữ tối thiểu là 05 năm.
Tuy nhiên, trong thực tế, các chuyên gia pháp lý thường khuyên doanh nghiệp nên lưu giữ lâu hơn nếu lô hàng đó liên quan đến các tài sản cố định hoặc các dự án kéo dài, nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối trong các kỳ thanh tra dài hạn.
Danh mục "vàng" các loại giấy tờ hải quan bắt buộc phải lưu giữ
Theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC (bổ sung Điều 16a vào Thông tư 38/2015/TT-BTC), bộ hồ sơ hải quan mà doanh nghiệp cần "nằm lòng" để lưu trữ bao gồm:
- Tờ khai hải quan: Chứng từ quan trọng nhất ghi nhận thông tin hàng hóa.
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Bao gồm cả các phụ lục, hợp đồng gia công hoặc thuê tài chính.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ chứng minh giá trị thanh toán.
- Vận đơn (Bill of Lading): Hoặc các chứng từ vận tải tương đương khác.
- Chứng từ chứng nhận xuất xứ (C/O): Để hưởng các ưu đãi thuế quan nếu có.
- Giấy phép xuất/nhập khẩu: Đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
- Báo cáo quyết toán: Tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu.
Hình thức lưu trữ: Giấy hay điện tử mới là tối ưu?
Trong kỷ nguyên số, pháp luật Việt Nam đã có những bước tiến linh hoạt để hỗ trợ doanh nghiệp. Theo Thông tư 39/2018/TT-BTC, công ty cổ phần có thể lưu giữ hồ sơ dưới các hình thức:
- Chứng từ điện tử: Doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu trên hệ thống phần mềm, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất.
- Chứng từ giấy: Đối với các bản chính bằng giấy đã nộp cho cơ quan hải quan, doanh nghiệp phải lưu bản chụp (copy).
Việc kết hợp cả hai hình thức này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng Luật Kế toán 2015 mà còn giúp tối ưu hóa quy trình tìm kiếm hồ sơ khi cần phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra chuyên ngành.
Lời khuyên pháp lý: Doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình lưu trữ khoa học, phân loại theo năm và theo loại hình xuất nhập khẩu để tránh thất lạc. Việc mất hồ sơ hải quan không chỉ dẫn đến bị phạt hành chính mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị bác bỏ các khoản chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.