Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập là điều khó tránh khỏi. Một trong những thắc mắc phổ biến nhất của cộng đồng kế toán hiện nay chính là: Khi lập hóa đơn thay thế, doanh nghiệp có bắt buộc phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) cho cơ quan thuế hay không?
Hóa đơn thay thế và bài toán "có cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT?"
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi hóa đơn điện tử có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất... người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Về bản chất, khi doanh nghiệp chọn hình thức lập hóa đơn thay thế, trên hóa đơn mới bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Điều này đồng nghĩa với việc hệ thống của cơ quan thuế đã ghi nhận thông tin về việc hóa đơn cũ bị thay thế do có sai sót.
Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: "Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót... gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã".
Dựa trên tinh thần của Nghị định, việc gửi thêm Mẫu 04/SS-HĐĐT là không cần thiết vì thông tin đã được cập nhật thông qua hóa đơn thay thế. Tuy nhiên, thực tế lại nảy sinh sự chồng chéo giữa các văn bản hướng dẫn.
Xung đột pháp lý giữa Thông tư 78 và Nghị định 123
Nhiều kế toán lo lắng bởi tại điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC lại yêu cầu người bán phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT khi xử lý hóa đơn sai sót theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế.
Để giải quyết mâu thuẫn này, chúng ta cần áp dụng nguyên tắc ưu tiên văn bản có hiệu lực cao hơn theo quy định tại khoản 2 Điều 156 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015:
“Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn.”
Vì Nghị định có hiệu lực pháp lý cao hơn Thông tư, nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Quan điểm này cũng đã được Tổng cục Thuế làm rõ tại Công văn số 1647/TCT-CS ngày 10/5/2023.
Hướng dẫn chi tiết cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT trên các phần mềm phổ biến
Mặc dù trong trường hợp thay thế/điều chỉnh có thể không bắt buộc, nhưng với các trường hợp sai sót khác (như sai địa chỉ nhưng không sai mã số thuế), việc gửi mẫu 04/SS-HĐĐT vẫn là thủ tục bắt buộc. Hiện nay, quy trình này đã được đơn giản hóa tối đa thông qua các phần mềm hóa đơn điện tử.
Thao tác trên phần mềm MISA, BKAV và các đơn vị cung cấp khác
Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hiện nay đều tích hợp sẵn tính năng lập thông báo sai sót. Dưới đây là quy trình chung:
- Bước 1: Truy cập vào phân hệ "Xử lý hóa đơn" hoặc "Thông báo hóa đơn có sai sót".
- Bước 2: Chọn hóa đơn cần thông báo. Phần mềm sẽ tự động lấy dữ liệu từ hóa đơn gốc.
- Bước 3: Điền lý do sai sót và lựa chọn hình thức xử lý (Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình).
- Bước 4: Ký số và gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.
Lưu ý rằng mỗi phần mềm sẽ có giao diện khác nhau. Ví dụ, trên BKAV, mẫu 04/SS-HĐĐT thường được lập tự động khi bạn thực hiện lệnh hủy hóa đơn. Trong khi đó, với MISA meInvoice, bạn cần vào mục "Thông báo hóa đơn có sai sót" để chủ động kê khai.
Việc nắm vững quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa thời gian xử lý các thủ tục hành chính thuế. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình thao tác kỹ thuật, hãy liên hệ ngay với đơn vị cung cấp phần mềm để được hỗ trợ kịp thời.