Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc phát sinh sai sót trên hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, một câu hỏi khiến nhiều kế toán "đau đầu" là: Có bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót hay không? Việc hiểu sai quy định có thể dẫn đến những thủ tục hành chính rườm rà không cần thiết hoặc thiếu sót hồ sơ pháp lý quan trọng.
Kế toán cần nắm vững quy định về xử lý hóa đơn điện tử sai sót (ảnh minh họa)
Quy định về việc lập biên bản khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn
Theo quy định hiện hành, việc lập văn bản thỏa thuận (biên bản) khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót không phải là yêu cầu bắt buộc trong mọi trường hợp. Cụ thể, tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc quy cách hàng hóa như sau:
“Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.”
Như vậy, pháp luật đề cao sự thỏa thuận giữa các bên. Chỉ khi hai bên có thỏa thuận trước về việc lập văn bản thì mới bắt buộc phải có biên bản ghi rõ sai sót trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Nếu không có thỏa thuận này, người bán có thể trực tiếp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trên hệ thống.
Hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản hủy không?
Tương tự như trường hợp điều chỉnh, việc hủy hóa đơn điện tử cũng tuân thủ nguyên tắc tối giản thủ tục hành chính. Căn cứ vào khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được hủy trong các trường hợp:
- Hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện có sai sót.
- Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước.
Trong các trường hợp này, người bán thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo với cơ quan thuế. Việc lập biên bản hủy hóa đơn giấy giữa hai bên là không bắt buộc, nhưng thực tế nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì để làm căn cứ đối chiếu nội bộ và đảm bảo tính chặt chẽ trong quản lý chứng từ.
Lời khuyên thực tế cho kế toán doanh nghiệp
Mặc dù quy định pháp luật đã nới lỏng, nhưng để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tránh tranh chấp sau này, kế toán nên lưu ý:
- Kiểm tra hợp đồng: Xem xét trong hợp đồng kinh tế giữa hai bên có điều khoản bắt buộc lập biên bản khi hóa đơn sai sót hay không.
- Lập biên bản khi đã kê khai thuế: Thực tế, nếu sai sót được phát hiện sau khi cả hai bên đã kê khai thuế, việc lập biên bản thỏa thuận là cực kỳ cần thiết để giải trình với cơ quan thuế về lý do điều chỉnh dòng tiền và thuế GTGT.
- Lưu trữ cẩn thận: Mọi văn bản thỏa thuận (nếu có) cần được ký số hoặc ký đóng dấu hợp lệ và lưu trữ cùng với hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong công tác kế toán và tối ưu hóa quy trình xử lý chứng từ điện tử.