Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, một câu hỏi khiến nhiều kế toán băn khoăn là liệu hóa đơn điện tử có được kèm bảng kê như hóa đơn giấy trước đây hay không? Việc hiểu sai quy định này có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý và sai sót trong công tác quyết toán thuế.
Hóa đơn điện tử có được kèm bảng kê không?
Về nguyên tắc cơ bản, hóa đơn điện tử được thiết kế để chứa đựng đầy đủ thông tin về hàng hóa, dịch vụ trên cùng một tệp dữ liệu. Do đó, pháp luật quy định hạn chế việc gửi kèm bảng kê, trừ một số trường hợp đặc thù liên quan đến các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh.
Cụ thể, tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ:
"Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền."
Như vậy, chỉ những dịch vụ đặc thù, phát sinh thường xuyên theo kỳ mới được phép áp dụng hình thức này. Đối với hàng hóa thông thường, doanh nghiệp phải liệt kê đầy đủ danh mục trên hóa đơn điện tử (có thể sử dụng nhiều trang hóa đơn nếu danh mục quá dài).
Danh mục các dịch vụ đặc thù được phép sử dụng bảng kê
Theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế, các loại hàng hóa, dịch vụ sau đây được phép sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn:
- Dịch vụ điện, nước sinh hoạt và sản xuất.
- Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin.
- Dịch vụ truyền hình, bưu chính chuyển phát.
- Các dịch vụ trong lĩnh vực ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm.
Các dịch vụ này thường có đặc điểm là phát sinh liên tục, số lượng giao dịch lớn trong một kỳ thanh toán nhất định, việc liệt kê trực tiếp trên một tờ hóa đơn có thể gây khó khăn cho việc quản lý và theo dõi.
Quy định khắt khe về nội dung và hình thức của bảng kê
Khi lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử, kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về nội dung để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bảng kê phải đáp ứng các yêu cầu sau:
1. Thông tin định danh bắt buộc
Bảng kê phải hiển thị đầy đủ tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán. Đồng thời, phải có tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền và ngày lập bảng kê. Người lập bảng kê phải ký tên xác nhận theo quy định.
2. Sự thống nhất giữa hóa đơn và bảng kê
Đây là yếu tố then chốt để cơ quan thuế kiểm tra. Hóa đơn điện tử phải ghi rõ cụm từ “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm”. Ngược lại, trên bảng kê cũng phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số..., ngày... tháng... năm”. Tổng số tiền thanh toán trên bảng kê phải khớp tuyệt đối với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
3. Thuế suất và tiền thuế
Đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, bảng kê bắt buộc phải có các tiêu thức về thuế suất giá trị gia tăng và tiền thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ.
Lời khuyên cho doanh nghiệp
Việc sử dụng bảng kê kèm hóa đơn điện tử là một giải pháp linh hoạt nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu không thực hiện đúng quy trình. Doanh nghiệp cần lưu ý lưu trữ bảng kê cùng với hóa đơn điện tử (dưới dạng tệp dữ liệu hoặc bản in) để phục vụ công tác hậu kiểm. Đối với các đơn vị không thuộc nhóm dịch vụ đặc thù, tốt nhất nên thực hiện xuất hóa đơn điện tử nhiều trang để đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định pháp luật hiện hành.