Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, việc phát sinh sai sót trên hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Một trong những nghiệp vụ gây nhiều lúng túng nhất chính là xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, đặc biệt là câu hỏi: Liệu có được phép ghi số âm trên loại hóa đơn này hay không? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành để quý doanh nghiệp và kế toán thực hiện đúng quy định.
Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm?
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm không chỉ đơn thuần là sửa lỗi sai, mà còn là nghiệp vụ để ghi nhận việc giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ so với hóa đơn đã lập trước đó. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 4 kịch bản phổ biến mà doanh nghiệp cần lưu ý:
- Hóa đơn đã lập có sai sót về tài chính: Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu hóa đơn điện tử có sai sót về thành tiền, thuế suất hoặc tiền thuế cao hơn thực tế, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc thay thế.
- Giảm giá hàng bán do lỗi chất lượng: Khi hàng hóa đã giao nhưng bị phát hiện lỗi, kém chất lượng và hai bên thỏa thuận giảm giá, kế toán phải phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị tương ứng.
- Thực hiện chiết khấu thương mại: Trong trường hợp số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình lớn hơn các khoản đã giảm trước đó, hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ được sử dụng để cân đối lại doanh thu.
- Điều chỉnh sau quyết toán công trình: Đối với lĩnh vực xây dựng, lắp đặt, nếu giá trị quyết toán thực tế thấp hơn giá trị tạm tính ban đầu, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh giảm doanh thu.
Giải đáp thắc mắc: Hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?
Đây là vấn đề từng gây ra nhiều sự nhầm lẫn giữa các quy định cũ và mới. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/7/2022, quy định này đã được thống nhất hoàn toàn. Cụ thể, tại điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC đã nêu rõ:
"Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh."
Như vậy, câu trả lời là CÓ. Khi thực hiện điều chỉnh giảm, kế toán bắt buộc phải ghi dấu âm (-) trước các giá trị cần điều chỉnh để phản ánh đúng bản chất giảm trừ doanh thu và thuế đầu ra. Điều này giúp hệ thống của cơ quan thuế tự động đối trừ dữ liệu một cách chính xác nhất.
Quy trình 3 bước xuất hóa đơn điều chỉnh giảm chuẩn xác
Để đảm bảo tính hợp lệ, kế toán cần tuân thủ quy trình sau trên phần mềm hóa đơn điện tử:
Bước 1: Khởi tạo và ghi lý do điều chỉnh Truy cập mục "Lập hóa đơn điều chỉnh", chọn hóa đơn gốc cần xử lý. Hệ thống sẽ tự động kế thừa thông tin. Tại đây, bạn cần ghi rõ lý do, ví dụ: "Điều chỉnh giảm đơn giá sản phẩm A do lỗi kỹ thuật theo biên bản thỏa thuận ngày..."
Bước 2: Điền nội dung điều chỉnh Thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ dòng hàng hóa bị sai (ghi số âm) và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (ghi số dương). Cách làm này tuân thủ hướng dẫn tại Công văn số 1647/TCT-CS năm 2023 của Tổng cục Thuế.
Bước 3: Ký số và gửi dữ liệu Sau khi kiểm tra kỹ các con số âm, kế toán thực hiện ký số và gửi cho người mua. Nếu sử dụng hóa đơn có mã, phải gửi lên cơ quan thuế để cấp mã mới trước khi gửi cho khách hàng.
Những lưu ý quan trọng không thể bỏ qua
Một điểm cực kỳ quan trọng mà kế toán cần lưu ý là đối với các hóa đơn cũ đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu cần điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ này, doanh nghiệp không xuất hóa đơn điều chỉnh mà phải lập hóa đơn mới thay thế.
Việc nắm vững quy định về ghi số âm không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế mà còn giúp minh bạch hóa số liệu kế toán, tạo thuận lợi cho công tác quyết toán thuế sau này.