Trong hoạt động quản lý kho bãi và kế toán doanh nghiệp, phiếu xuất kho đóng vai trò là "hộ chiếu" cho hàng hóa rời khỏi kho. Tuy nhiên, không ít kế toán viên, đặc biệt là những người mới vào nghề, vẫn còn lúng túng trước các câu hỏi: Phiếu xuất kho cần mấy liên? Có bắt buộc ghi đơn giá không? Hay liệu Giám đốc có phải ký tên vào từng tờ phiếu? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết dựa trên các quy định pháp luật mới nhất.
1. Phiếu xuất kho có mấy liên và quy trình lưu trữ chuẩn?
Theo quy trình kế toán thông thường, phiếu xuất kho thường được lập thành 03 liên để đảm bảo tính đối soát chặt chẽ giữa các bộ phận:
- Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu (thường là phòng kế toán hoặc bộ phận kho) để làm căn cứ đối chiếu sau này.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Đây là liên quan trọng nhất để xác định lượng hàng thực xuất.
- Liên 3: Giao cho người nhận hàng hoặc bộ phận sử dụng để theo dõi và làm căn cứ nhập kho tại đơn vị nhận.
Việc tuân thủ số liên này giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa thất thoát hàng hóa và sai sót trong số liệu tồn kho.
2. Khi nào phiếu xuất kho bắt buộc phải ghi đơn giá?
Đây là vấn đề gây nhiều tranh cãi. Về nguyên tắc, chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu. Tuy nhiên, pháp luật có những quy định riêng biệt cho từng loại phiếu xuất.
Cụ thể, tại điểm g khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ:
"g) Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán. Đối với Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Trên Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý ghi tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền."
Như vậy, nếu doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì không nhất thiết phải ghi đơn giá và thành tiền. Ngược lại, với Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, các tiêu thức này là bắt buộc để xác định giá trị hàng hóa giao cho đại lý.
3. Chữ ký và con dấu: Những sai lầm thường gặp
Nhiều người lầm tưởng phiếu xuất kho phải đóng dấu đỏ của công ty mới có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, theo các mẫu biểu tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, phiếu xuất kho không bắt buộc phải đóng dấu.
Thay vào đó, yếu tố then chốt là chữ ký của các bên liên quan. Một phiếu xuất kho hợp lệ cần có đầy đủ chữ ký và ghi rõ họ tên của:
- Người lập phiếu;
- Người nhận hàng;
- Thủ kho;
- Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có thẩm quyền);
- Giám đốc (Thủ trưởng đơn vị).
4. Giám đốc có bắt buộc phải ký trực tiếp vào phiếu xuất kho?
Căn cứ vào các mẫu phiếu xuất kho hiện hành, hầu hết các mẫu (trừ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý) đều có dòng dành cho chữ ký của Giám đốc. Điều này có nghĩa là về mặt nguyên tắc, Giám đốc phải ký xác nhận việc xuất hàng.
Tuy nhiên, trong thực tế vận hành doanh nghiệp lớn với hàng trăm phiếu xuất mỗi ngày, Giám đốc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc hoặc Trưởng bộ phận liên quan ký thay. Việc ủy quyền này phải được thể hiện bằng văn bản (Quyết định ủy quyền hoặc Giấy ủy quyền) để đảm bảo tính pháp lý khi cơ quan Thuế kiểm tra.
Cần lưu ý rằng, dù có ủy quyền, Giám đốc vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng trước pháp luật về tính trung thực và hợp pháp của các giao dịch xuất kho tại đơn vị mình.
Việc nắm vững các quy định về phiếu xuất kho không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt tài sản mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình quyết toán thuế. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về chứng từ kế toán, hãy liên hệ với các chuyên gia pháp lý để được tư vấn chính xác nhất.