Việc quản lý và sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam đòi hỏi các doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về báo cáo định kỳ. Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn còn lúng túng về quy trình, thời hạn cũng như các biểu mẫu mới nhất. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp thực hiện đúng trách nhiệm pháp lý của mình.
1. Quy trình báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài mới nhất
Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP), doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kê khai số liệu theo Mẫu số 07/PLI
Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 07/PLI ban hành kèm theo Nghị định để tổng hợp số liệu. Cần lưu ý các mốc thời gian chốt số liệu như sau:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm: Tính từ ngày 15/12 năm trước đến ngày 14/6 của kỳ báo cáo.
- Báo cáo hằng năm: Tính từ ngày 15/12 năm trước đến ngày 14/12 của kỳ báo cáo.
Bước 2: Nộp báo cáo đến cơ quan có thẩm quyền
Tùy vào đối tượng quản lý, doanh nghiệp gửi báo cáo về:
- Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm): Đối với các doanh nghiệp thuộc thẩm quyền cấp phép của Bộ, đồng thời gửi cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi người lao động làm việc.
- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố: Đối với các trường hợp còn lại.
2. Thời hạn nộp báo cáo: Những mốc thời gian "vàng" cần nhớ
Để tránh bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý hai mốc thời gian quan trọng sau:
- Trước ngày 05/7: Hạn cuối nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài 6 tháng đầu năm.
- Trước ngày 05/01 năm sau: Hạn cuối nộp báo cáo hằng năm.
Hiện nay, nhiều địa phương đã triển khai nộp báo cáo trực tuyến qua Cổng dịch vụ công hoặc các đường link Google Form/QR Code do Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cung cấp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
3. Chế tài xử phạt khi vi phạm quy định về báo cáo
Việc không nộp báo cáo hoặc nộp chậm không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp mà còn dẫn đến những thiệt hại về tài chính. Cụ thể, tại Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:
"1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi vi phạm một trong các hành vi sau đây: a) Không báo cáo hoặc báo cáo không đúng nội dung hoặc báo cáo không đúng thời hạn về tình hình sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định;"
Lưu ý quan trọng: Mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức (doanh nghiệp), mức phạt tiền sẽ gấp 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tương đương từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.
4. Lời khuyên cho doanh nghiệp
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống nhắc lịch định kỳ vào cuối tháng 6 và tháng 12 hằng năm. Việc chủ động chuẩn bị số liệu và nộp báo cáo sớm không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các thủ tục gia hạn giấy phép lao động sau này.
Nếu quý doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kê khai hoặc xác định cơ quan tiếp nhận, hãy tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý để được hỗ trợ kịp thời.