Trong hoạt động kinh doanh, việc tặng quà, hàng mẫu hay thực hiện các chương trình khuyến mại là chiến lược phổ biến để tri ân khách hàng và quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, không ít kế toán và doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc xử lý hóa đơn đối với các mặt hàng "không thu tiền" này. Việc hiểu sai quy định có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý về thuế không đáng có.
Nguyên tắc lập hóa đơn đối với hàng biếu tặng
Nhiều người lầm tưởng rằng vì không thu tiền nên không cần lập hóa đơn. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, mọi giao dịch xuất hàng hóa ra khỏi kho cho mục đích biếu, tặng, khuyến mại đều phải được ghi nhận bằng hóa đơn điện tử.
Cụ thể, tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ:
"Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn đã giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ...)"
Giá tính thuế GTGT đối với hàng khuyến mại, biếu tặng
Một vấn đề quan trọng khác là xác định giá tính thuế trên hóa đơn. Tùy thuộc vào việc chương trình khuyến mại có được đăng ký theo pháp luật thương mại hay không mà cách tính thuế sẽ khác nhau.
Căn cứ theo khoản 5 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC:
- Trường hợp khuyến mại đúng quy định: Đối với hàng mẫu, dịch vụ mẫu dùng thử không trả tiền, tặng hàng hóa không thu tiền theo đúng pháp luật thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0).
- Trường hợp không theo quy định thương mại: Nếu hàng hóa dùng để biếu, tặng nhưng không thực hiện theo quy định về khuyến mại của pháp luật thương mại thì phải kê khai, tính nộp thuế như hàng hóa dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng thông thường.
Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
Dựa trên hướng dẫn từ cơ quan Thuế (điển hình như Công văn 5698/CTBNI-TTHT của Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh), doanh nghiệp cần ghi nhớ các điểm sau:
- Không giới hạn số tiền: Hiện nay, pháp luật về thuế và hóa đơn không quy định giới hạn số tiền cho một lần tặng hàng không thu tiền tương ứng với một hóa đơn GTGT.
- Thủ tục đăng ký: Để được áp dụng mức giá tính thuế bằng 0, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện các thủ tục thông báo hoặc đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công thương theo quy định.
- Nội dung hóa đơn: Hóa đơn phải được ghi đầy đủ các tiêu thức theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
Việc tuân thủ đúng quy trình lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách kế toán mà còn là cơ sở để bảo vệ quyền lợi khi có thanh kiểm tra thuế sau này.