Trong nỗ lực đẩy mạnh chuyển đổi số và minh bạch hóa các giao dịch tài chính quốc tế, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã chính thức ban hành Thông tư 80/2025/TT-NHNN. Đây là văn bản quan trọng sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 12/2022/TT-NHNN, đặt ra những tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe đối với hồ sơ vay nước ngoài của doanh nghiệp, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 25/01/2026.
Quy định mới về hồ sơ điện tử vay nước ngoài yêu cầu tính bảo mật và chuẩn hóa cao (ảnh minh họa)
Bước tiến mới trong số hóa hồ sơ vay nước ngoài
Thay vì các phương thức truyền thống có phần rườm rà, Thông tư 80/2025/TT-NHNN đã cụ thể hóa quy trình nộp hồ sơ qua ba kênh chính: trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Việc bổ sung phương án xử lý khi hệ thống điện tử gặp sự cố được xem là một điểm cộng lớn, giúp đảm bảo tính liên tục và không làm gián đoạn hoạt động huy động vốn của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, quy định mới cũng mang lại sự linh hoạt tối đa khi cho phép kết quả giải quyết thủ tục hành chính được trả dưới dạng văn bản điện tử hoặc văn bản giấy tùy theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và giảm thiểu đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống.
Những yêu cầu khắt khe về định dạng và chữ ký số
Điểm đáng chú ý nhất trong lần cập nhật này chính là việc chuẩn hóa hồ sơ điện tử. Theo quy định mới sửa đổi tại Điều 7 Thông tư 12/2022/TT-NHNN:
"Tài liệu điện tử phải ở định dạng PDF, được quét từ bản gốc hoặc bản chính, đồng thời phải được ký bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử."
Việc đặt tên file cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt theo loại giấy tờ để thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro giả mạo hồ sơ mà còn rút ngắn đáng kể thời gian thẩm định của cơ quan quản lý. Doanh nghiệp cần lưu ý trang bị hạ tầng công nghệ thông tin và chữ ký số hợp chuẩn để tránh việc hồ sơ bị từ chối do không đúng định dạng kỹ thuật.
Sử dụng chữ ký số giúp tăng tính pháp lý và bảo mật cho hồ sơ vay vốn quốc tế (ảnh minh họa)
Nâng hạn mức thẩm quyền xử lý khoản vay lên 20 triệu USD
Một trong những cải cách hành chính mạnh mẽ nhất tại Thông tư 80/2025/TT-NHNN chính là việc phân cấp thẩm quyền xác nhận đăng ký và đăng ký thay đổi khoản vay nước ngoài. Cụ thể, hạn mức thẩm quyền xử lý của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố đã được nâng từ 10 triệu USD lên 20 triệu USD (hoặc loại tiền tệ khác có giá trị tương đương).
- Khoản vay trên 20 triệu USD: Do Ngân hàng Nhà nước (Cục Quản lý ngoại hối) trực tiếp xử lý và xác nhận.
- Khoản vay đến 20 triệu USD: Do Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố nơi bên đi vay đặt trụ sở chính xử lý.
Sự thay đổi này giúp giảm tải áp lực hành chính cho cơ quan trung ương, đồng thời tạo điều kiện cho các doanh nghiệp địa phương thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận lợi hơn ngay tại địa bàn hoạt động.
Siết chặt quy định đối với hồ sơ giấy và tài liệu nước ngoài
Không chỉ dừng lại ở hồ sơ điện tử, các quy định về hồ sơ giấy cũng được siết chặt hơn để đảm bảo tính pháp lý cao nhất. Ngân hàng Nhà nước chỉ chấp nhận các bản sao có chứng thực hoặc bản sao có xác nhận trực tiếp từ bên đi vay. Đặc biệt, đối với các tài liệu bằng tiếng nước ngoài, nguyên tắc bắt buộc là phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch.
Một ngoại lệ duy nhất được áp dụng là các tài liệu do chính bên đi vay ban hành thì đơn vị có thể tự dịch và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của bản dịch. Quy định này vừa đảm bảo tính nghiêm ngặt của pháp luật ngoại hối, vừa tạo ra sự linh hoạt cần thiết cho doanh nghiệp trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
Thời hạn phản hồi và tính linh hoạt của hệ thống
Để hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp, Thông tư 80/2025/TT-NHNN quy định thời hạn phản hồi hồ sơ tối đa chỉ trong 03 ngày làm việc. Trong khoảng thời gian này, Ngân hàng Nhà nước phải đưa ra thông báo tiếp nhận chính thức hoặc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung thông qua các kênh hiện đại như email hoặc tin nhắn tự động.
Đồng thời, văn bản xác nhận của ngân hàng cung ứng dịch vụ tài khoản trong thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi khoản vay phải được phát hành trong vòng 10 ngày làm việc trước thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ. Quy định này đòi hỏi doanh nghiệp phải tính toán thời gian chuẩn bị hồ sơ thật khoa học để tránh việc văn bản xác nhận bị quá hạn, dẫn đến việc phải xin lại từ đầu.
Việc áp dụng những quy định mới từ đầu năm 2026 đòi hỏi các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật hạ tầng công nghệ, trang bị chữ ký số và chuẩn hóa quy trình lưu trữ tài liệu để không gặp khó khăn khi thực hiện các khoản vay nước ngoài trong thời gian tới.