Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc các tập đoàn đa quốc gia điều động nhân sự cấp cao sang Việt Nam làm việc thông qua hình thức thư bổ nhiệm (Letter of Appointment) ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, một bài toán pháp lý và tài chính mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam gặp phải chính là: Làm thế nào để các khoản chi trả tiền lương này được cơ quan Thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ?
Thư bổ nhiệm có được coi là hợp đồng lao động?
Theo quy định tại Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, bản chất của quan hệ lao động không chỉ nằm ở tên gọi của văn bản:
"1. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động."
Như vậy, nếu thư bổ nhiệm thể hiện rõ sự thỏa thuận về công việc, tiền lương và quyền lợi, nghĩa vụ của các bên trong thời gian công tác tại Việt Nam, nó hoàn toàn có giá trị pháp lý tương đương với một hợp đồng lao động.
Điều kiện để chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế TNDN
Để tiền công chi trả cho lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ với Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Cụ thể, các khoản chi này phải đáp ứng:
- Tính thực tế: Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chứng từ hợp pháp: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định, đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên.
- Quy định rõ ràng: Mức lương và các khoản phụ cấp phải được ghi cụ thể trong Thư bổ nhiệm hoặc Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của công ty.
Ngoài ra, theo nguyên tắc tự khai, tự tính thuế tại khoản 2 Điều 42 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của các số liệu kê khai này.
Trách nhiệm về Thuế Thu nhập cá nhân
Bên cạnh thuế TNDN, doanh nghiệp còn có trách nhiệm xác định tình trạng cư trú của người lao động nước ngoài để thực hiện khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) theo đúng hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC. Việc xác định sai tình trạng cư trú có thể dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính đáng kể.
Lời khuyên cho doanh nghiệp: Hãy đảm bảo rằng mọi thỏa thuận trong Thư bổ nhiệm đều được rà soát kỹ lưỡng bởi bộ phận pháp chế và kế toán để tối ưu hóa chi phí và tuân thủ tuyệt đối các quy định hiện hành.