Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc tham gia đấu thầu qua mạng đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các gói thầu hiện nay. Tuy nhiên, đi kèm với sự tiện lợi là những quy định khắt khe về trách nhiệm pháp lý mà nhà thầu phải gánh vác. Kể từ ngày 01/01/2025, các quy định tại Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT đã đặt ra những tiêu chuẩn mới, đòi hỏi sự cẩn trọng tuyệt đối từ phía doanh nghiệp.
Trách nhiệm về tính chính xác và hợp lệ của hồ sơ thầu điện tử
Một trong những điểm mấu chốt mà nhà thầu cần ghi nhớ là trách nhiệm tự kê khai và tự chịu trách nhiệm. Theo quy định tại khoản 1 Điều 26 Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, nhà thầu phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác và hợp lệ của các thông tin kê khai trên webform cũng như các file tài liệu đính kèm.
Đặc biệt, đối với bảo đảm dự thầu, nhà thầu cần lưu ý:
- Nếu sử dụng bảo lãnh điện tử, phải chọn tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài hợp pháp tại Việt Nam.
- Đối với liên danh, tất cả thành viên phải thống nhất sử dụng cùng một thể thức bảo lãnh (cùng điện tử hoặc cùng bằng giấy).
Đảm bảo năng lực, kinh nghiệm và 'bẫy' gian lận tài chính
Việc chứng minh năng lực không còn đơn thuần là nộp hồ sơ giấy. Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hiện nay đã tự động trích xuất dữ liệu báo cáo tài chính từ cơ quan thuế. Tuy nhiên, đây cũng là nơi tiềm ẩn rủi ro lớn.
Nếu nhà thầu phát hiện dữ liệu chưa cập nhật hoặc sai lệch, họ có quyền sửa đổi cho đúng với thực tế đã báo cáo thuế. Thế nhưng, hãy cẩn trọng: nếu việc sửa đổi làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu, doanh nghiệp có thể bị khép vào hành vi gian lận theo quy định tại khoản 4 Điều 16 Luật Đấu thầu 2023. Hình phạt cho hành vi này không chỉ là bị loại khỏi gói thầu mà còn có thể bị cấm tham gia đấu thầu trong nhiều năm.
Nghĩa vụ theo dõi và cập nhật thông tin: Đừng để mất cơ hội vì sự lơ là
Trong quá trình đấu thầu, bên mời thầu có thể đưa ra các yêu cầu làm rõ hoặc sửa đổi hồ sơ mời thầu (E-HSMT). Nhà thầu có trách nhiệm thường xuyên theo dõi Hệ thống để cập nhật các thay đổi này. Khoản 3 Điều 26 Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT nêu rõ, nhà thầu phải tự chịu mọi bất lợi nếu không cập nhật kịp thời các thông tin về thời gian nộp hồ sơ, thời gian làm rõ hay thương thảo hợp đồng.
"Nhà thầu có trách nhiệm theo dõi, cập nhật các thông tin trên Hệ thống đối với gói thầu mà nhà thầu quan tâm hoặc tham dự. Nhà thầu tự chịu trách nhiệm và chịu bất lợi trong quá trình tham dự thầu nếu xảy ra sai sót do không theo dõi, cập nhật thông tin."
Lưu ý về ủy quyền và quản lý tài khoản
Một sai lầm phổ biến khác là việc sử dụng sai tài khoản khi được ủy quyền. Nếu người đại diện pháp luật ủy quyền cho giám đốc chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc thực hiện dự thầu, việc này bắt buộc phải thực hiện bằng tài khoản của chính nhà thầu (công ty mẹ), không được dùng tài khoản riêng của chi nhánh. Vi phạm quy định này sẽ khiến nhà thầu bị coi là không đáp ứng tư cách hợp lệ theo khoản 1 Điều 5 Luật Đấu thầu 2023.
Bên cạnh đó, nhà thầu cũng cần thực hiện đầy đủ các trách nhiệm chung được quy định tại Điều 82 Luật Đấu thầu 2023, bao gồm việc quản lý chứng thư số và trang bị hạ tầng công nghệ thông tin tương xứng.
Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT không chỉ giúp nhà thầu tránh được những rủi ro pháp lý đáng tiếc mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo niềm tin đối với chủ đầu tư trong kỷ nguyên đấu thầu số.