Trong hoạt động bổ trợ tư pháp, nghề công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự. Một trong những trụ cột tạo nên niềm tin của người dân đối với hệ thống này chính là nghĩa vụ bảo mật thông tin tuyệt đối của công chứng viên.
Nghĩa vụ bảo mật "vĩnh viễn" của Công chứng viên
Theo quy định tại Điều 6 Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng (ban hành kèm Quyết định 148/QĐ-HĐCCVTQ), công chứng viên có trách nhiệm giữ bí mật toàn bộ thông tin trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Đáng chú ý, trách nhiệm này không chỉ dừng lại trong thời gian làm việc mà còn kéo dài ngay cả khi họ không còn hành nghề công chứng.
Tuy nhiên, nguyên tắc bảo mật không phải là tuyệt đối trong mọi trường hợp. Pháp luật quy định hai ngoại lệ quan trọng:
- Có sự đồng ý bằng văn bản của người yêu cầu công chứng.
- Có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật (ví dụ: phục vụ công tác điều tra, xét xử).
Trách nhiệm quản lý nhân viên và bảo quản hồ sơ
Không chỉ bản thân công chứng viên, trách nhiệm bảo mật còn lan tỏa đến toàn bộ đội ngũ nhân sự trong tổ chức hành nghề. Công chứng viên có nghĩa vụ hướng dẫn, nhắc nhở và giám sát nhân viên không được tiết lộ thông tin mà họ biết được trong quá trình hỗ trợ nghiệp vụ. Điều này nhằm đảm bảo một quy trình khép kín, tránh rò rỉ dữ liệu cá nhân của khách hàng ra bên ngoài.
Bên cạnh đó, việc bàn giao và lưu trữ hồ sơ cũng được quy định chặt chẽ trong Luật Công chứng 2014 và mới nhất là Luật Công chứng 2024. Hồ sơ phải được bảo quản cẩn thận, tránh thất lạc hoặc hư hỏng, đảm bảo tính nguyên vẹn của chứng cứ pháp lý.
Sự bình đẳng trong tiếp cận dịch vụ công chứng
Đi đôi với trách nhiệm bảo mật là nguyên tắc đối xử bình đẳng. Điều 7 Quy tắc đạo đức nhấn mạnh công chứng viên không được phân biệt đối xử dựa trên giới tính, dân tộc, tôn giáo hay địa vị xã hội. Mọi cá nhân, tổ chức khi đáp ứng đủ điều kiện pháp lý đều phải được phục vụ với tinh thần khách quan và công tâm nhất.
"Công chứng viên phải bảo đảm đối xử bình đẳng giữa những người yêu cầu công chứng khi họ đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật."
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc đạo đức này không chỉ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân mà còn góp phần nâng cao uy tín của ngành công chứng trong kỷ nguyên số, nơi mà an toàn thông tin đang trở thành mối quan tâm hàng đầu.