Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc giao kết hợp đồng trực tuyến đã trở thành xu hướng tất yếu của cộng đồng doanh nghiệp. Tuy nhiên, để bảo đảm giá trị pháp lý, chống giả mạo và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia, dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đóng vai trò là "lá chắn" kỹ thuật và pháp lý đặc biệt quan trọng. Theo quy định pháp luật hiện hành, kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại là ngành nghề kinh doanh có điều kiện khắt khe. Doanh nghiệp muốn gia nhập thị trường này cần phải nắm rõ các tiêu chuẩn pháp lý bắt buộc để vận hành đúng quy định.
1. Hai điều kiện cốt lõi để được cấp phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử
Căn cứ tại khoản 1 Điều 42 Nghị định 248/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thương mại điện tử, một tổ chức muốn được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại bắt buộc phải đáp ứng đồng thời hai điều kiện sau:
1.1. Phải sở hữu Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy phù hợp
Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 42 Nghị định 248/2026/NĐ-CP, tổ chức đề nghị phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, trong đó phạm vi loại dịch vụ được phép hoạt động phải ghi nhận cụ thể là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không thể chỉ sử dụng giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy chung chung mà giấy phép đó phải quy định rõ năng lực chứng thực thông điệp dữ liệu – hạ tầng nền tảng cho việc xác thực hợp đồng điện tử.
1.2. Phải xây dựng Đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử chuẩn chỉnh
Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 42 Nghị định 248/2026/NĐ-CP, tổ chức phải lập Đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại tuân thủ đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 44 Nghị định 248/2026/NĐ-CP, bao gồm:
- Thông tin chung về tổ chức: Tên doanh nghiệp, loại hình, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện theo pháp luật, phương thức liên lạc và minh chứng về Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy (khoản 1 Điều 44 Nghị định 248/2026/NĐ-CP).
- Phương án kỹ thuật và lưu trữ: Thuyết minh chi tiết phương án lưu trữ dữ liệu, giải pháp bảo đảm tính toàn vẹn tuyệt đối của văn bản điện tử và cơ chế tra cứu hợp đồng đã chứng thực (khoản 2 Điều 44 Nghị định 248/2026/NĐ-CP).
- Quy trình vận hành và xử lý sự cố: Quy trình tiếp nhận, giải quyết khiếu nại của khách hàng, kịch bản ứng phó sự cố an ninh mạng và phương án phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền (khoản 3 Điều 44 Nghị định 248/2026/NĐ-CP).
- Quy chế hoạt động công khai: Ban hành quy chế chứng thực hợp đồng điện tử và các chính sách cung cấp dịch vụ được niêm yết công khai trên hệ thống thông tin của tổ chức (khoản 4 Điều 44 Nghị định 248/2026/NĐ-CP).
1.3. Thời hạn hiệu lực của Giấy phép
Theo quy định tại khoản 2 Điều 42 Nghị định 248/2026/NĐ-CP, Giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại có thời hạn sử dụng là 10 năm kể từ ngày được cấp phép.
2. Hồ sơ, trình tự thủ tục đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh
2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Để xin cấp phép, tổ chức chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo khoản 1 Điều 43 Nghị định 248/2026/NĐ-CP bao gồm:
- Tờ khai thông tin đề nghị cấp phép theo Mẫu số 03 Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 248/2026/NĐ-CP.
- Bản chụp giấy chứng nhận, chứng chỉ hoặc văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền chứng minh đáp ứng điều kiện kinh doanh. Nguồn dữ liệu đã có trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành sẽ được tự động khai thác mà không yêu cầu nộp lại.
- Đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử theo Mẫu số 06 Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 248/2026/NĐ-CP.
2.2. Thẩm quyền và cơ chế giải quyết thủ tục
Căn cứ khoản 6 Điều 43 Nghị định 248/2026/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền cấp phép, sửa đổi, bổ sung hoặc thu hồi Giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. Thủ tục được thực hiện trực tuyến thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh kết nối với Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử quy định tại Điều 45 Nghị định 248/2026/NĐ-CP.
3. Nghĩa vụ và thủ tục sửa đổi, bổ sung giấy phép của doanh nghiệp
Sau khi đi vào vận hành, tổ chức phải duy trì hạ tầng kỹ thuật, liên tục bảo đảm an toàn thông tin và tuân thủ nghĩa vụ báo cáo định kỳ. Trường hợp có sự thay đổi về người quản lý, thông tin đăng ký doanh nghiệp, quy chế chứng thực hoặc nội dung đề án, tổ chức phải thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung giấy phép trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi (khoản 2 Điều 43 Nghị định 248/2026/NĐ-CP).