Đối với hàng triệu người lao động, sinh viên và người làm việc xa quê, việc thuê nhà trọ, căn hộ để sinh sống là nhu cầu phổ biến. Tuy nhiên, nghĩa vụ thực hiện thủ tục cư trú tại nơi ở mới không ít lần bị trì hoãn do tâm lý e ngại thủ tục giấy tờ rườm rà, phải đi lại nhiều lần tới trụ sở công an cấp xã. Với sự hỗ trợ của công nghệ số và định danh điện tử, công dân hiện nay có thể dễ dàng hoàn thành thủ tục đăng ký tạm trú trực tuyến chỉ trong vài phút ngay trên điện thoại thông minh qua ứng dụng VNeID.
Bài viết này hướng dẫn tường tận quy trình đăng ký tạm trú online trên VNeID dành riêng cho người thuê nhà trọ, danh mục hồ sơ cần chuẩn bị, mức lệ phí áp dụng và các giải pháp tháo gỡ vướng mắc pháp lý thường gặp.
Căn cứ pháp lý và thời hạn bắt buộc phải đăng ký tạm trú khi thuê trọ
Theo quy định tại Điều 27 Luật Cư trú 2020, công dân đến sinh sống tại chỗ ở hợp pháp ngoài phạm vi đơn vị hành chính cấp xã nơi đã đăng ký thường trú để lao động, học tập hoặc vì mục đích khác từ 30 ngày trở lên thì có trách nhiệm đăng ký tạm trú.
Khoản 1 Điều 27 Luật Cư trú 2020 nhấn mạnh thời hạn đăng ký: trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chuyển đến chỗ ở hợp pháp mới, công dân phải hoàn tất thủ tục đăng ký tạm trú. Thời hạn tạm trú tối đa cho mỗi lần đăng ký là 02 năm và công dân có thể thực hiện thủ tục gia hạn nhiều lần.
Hồ sơ đăng ký tạm trú cho người thuê trọ cần chuẩn bị những gì?
Căn cứ khoản 1 Điều 28 Luật Cư trú 2020 cùng các quy định chi tiết về giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp tại Nghị định 154/2024/NĐ-CP, người thuê nhà cần chuẩn bị sẵn các tài liệu sau dưới dạng file ảnh hoặc bản chụp PDF rõ nét:
- Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (Mẫu CT01): Trường hợp chọn hình thức xin ý kiến chủ nhà bằng văn bản giấy, mẫu CT01 bắt buộc phải có ý kiến đồng ý cho đăng ký tạm trú và chữ ký của chủ nhà trọ/chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp.
- Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp: Hợp đồng thuê nhà, thuê phòng trọ hoặc hợp đồng cho mượn, cho ở nhờ còn hiệu lực. Hợp đồng cần ghi rõ thông tin các bên, địa chỉ phòng trọ, thời hạn thuê và diện tích thuê.
- Bản chụp giấy tờ pháp lý của chủ nhà (nếu cần): Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở của chủ nhà trọ để cán bộ đăng ký thuận tiện đối soát dữ liệu địa chỉ khi cần thiết.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân (nếu đăng ký cùng người thân): Giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh của con hoặc các giấy tờ hộ tịch tương ứng nếu cùng đăng ký cho các thành viên trong gia đình.
Quy trình 8 bước đăng ký tạm trú online cho người thuê trọ trên ứng dụng VNeID
Để thực hiện thủ tục đăng ký tạm trú trực tuyến, người thuê trọ bắt buộc phải có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 đã kích hoạt thành công trên ứng dụng VNeID. Dưới đây là quy trình thao tác từng bước:
Bước 1: Đăng nhập và tìm tính năng Đăng ký tạm trú
Mở ứng dụng VNeID, nhập mật khẩu hoặc sử dụng phương thức sinh trắc học (vân tay, nhận diện khuôn mặt Face ID) để đăng nhập. Tại giao diện chính, công dân có thể chọn chức năng Đăng ký tạm trú theo một trong 3 cách sau:
- Truy cập danh mục Thủ tục hành chính → chọn Đăng ký tạm trú.
- Nhập từ khóa "Tạm trú" vào thanh tìm kiếm ở đầu trang chủ và nhấn vào tiện ích gợi ý.
- Bấm trực tiếp vào biểu tượng Đăng ký tạm trú nếu đã ghim sẵn trong mục tiện ích yêu thích.
Bước 2: Xác thực passcode bảo mật
Hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã passcode 6 chữ số cá nhân đã thiết lập. Trường hợp nhập sai quá 5 lần, ứng dụng sẽ khóa tính năng bảo mật tạm thời đến ngày hôm sau nhằm đảm bảo an toàn tài khoản.
Bước 3: Lựa chọn người thực hiện đăng ký
Tại giao diện khởi tạo yêu cầu, công dân nhấn chọn Tạo mới yêu cầu và lựa chọn:
- Bản thân: Nếu tự làm thủ tục đăng ký tạm trú cho chính mình. Toàn bộ thông tin cá nhân cơ bản sẽ được hệ thống trích xuất tự động từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Khai hộ: Nếu làm thủ tục thay cho người khác (như người thân, bạn cùng phòng trọ chưa có tài khoản VNeID mức 2). Khi khai hộ, có thể quét mã QR trên thẻ Căn cước của người được đăng ký để tự động điền dữ liệu.
Bước 4: Nhập thông tin nơi tạm trú và xác nhận đồng ý của chủ hộ
Tại bước này, người thuê trọ chọn loại đăng ký là "Tạm trú", sau đó lựa chọn cơ quan Công an cấp xã/phường/thị trấn nơi có nhà trọ quản lý.
Kê khai đầy đủ, chuẩn xác địa chỉ nơi thuê trọ (tỉnh/thành phố, quận/huyện, phường/xã, tên đường/phố, số nhà, số phòng). Chọn hình thức xin xác nhận đồng ý của chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp:
- Xác nhận qua VNeID: Nếu chủ nhà trọ cũng đã có tài khoản VNeID mức 2, hệ thống sẽ gửi thông báo yêu cầu xác nhận trực tiếp đến tài khoản VNeID của chủ nhà.
- Xác nhận bằng văn bản: Chủ nhà ký xác nhận trực tiếp vào Tờ khai CT01 và hợp đồng thuê nhà để người thuê tải ảnh chụp lên hệ thống.
Bước 5: Thêm người cùng thay đổi thông tin cư trú (nếu có)
Nếu trong phòng trọ có vợ chồng, con cái hoặc bạn bè cùng đăng ký tạm trú trong cùng một đợt nộp hồ sơ, chọn tính năng Thêm thành viên. Hệ thống hỗ trợ thêm tối đa 07 người cùng danh sách. Nhập đầy đủ thông tin định danh, mối quan hệ với người kê khai của từng thành viên rồi nhấn Lưu.
Bước 6: Tải lên hồ sơ đính kèm và kiểm tra thông tin
Kiểm tra kỹ lưỡng các mục thông tin đã nhập. Sau đó, chụp hoặc đính kèm các tài liệu đã chuẩn bị:
- Hợp đồng thuê phòng trọ còn hạn.
- Tờ khai CT01 (nếu xin xác nhận bằng văn bản).
- Các giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp khác.
Chọn hình thức nhận kết quả (nhận thông báo điện tử qua ứng dụng VNeID hoặc nhận trực tiếp tại cơ quan Công an), tích chọn cam đoan lời khai đúng sự thật và bấm Gửi hồ sơ.
Bước 7: Thanh toán lệ phí đăng ký tạm trú trực tuyến
Sau khi nhấn gửi hồ sơ, nếu thuộc đối tượng phải nộp lệ phí, ứng dụng chuyển tiếp tới màn hình xác nhận thanh toán. Người nộp hồ sơ xác nhận chia sẻ dữ liệu và lựa chọn một trong các kênh thanh toán số:
- Quét mã QR thanh toán qua ứng dụng ngân hàng di động.
- Thanh toán qua cổng trung gian thanh toán, thẻ ghi nợ nội địa/quốc tế.
Bước 8: Theo dõi tiến độ và nhận thông báo kết quả
Hệ thống sẽ hiển thị mã hồ sơ và thông báo tiếp nhận. Người nộp có thể vào mục Lịch sử yêu cầu trên VNeID để tra cứu trạng thái giải quyết hồ sơ (Đang xử lý, Cần bổ sung giấy tờ, Đã duyệt hoặc Từ chối kèm lý do cụ thể).
Mức thu lệ phí đăng ký tạm trú trên VNeID hiện hành
Căn cứ Biểu mức thu lệ phí đăng ký cư trú ban hành kèm theo Thông tư 75/2022/TT-BTC của Bộ Tài chính, mức lệ phí được quy định ưu đãi rõ rệt khi người dân nộp trực tuyến qua dịch vụ công so với nộp trực tiếp tại trụ sở:
- Đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú (cá nhân, hộ gia đình): Nộp trực tiếp là 15.000 đồng/lần; nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công/VNeID chỉ còn 7.000 đồng/lần.
- Đăng ký tạm trú theo danh sách, gia hạn tạm trú theo danh sách: Nộp trực tiếp là 10.000 đồng/người/lần; nộp trực tuyến chỉ còn 5.000 đồng/người/lần.
Đặc biệt, theo Điều 4 Thông tư 75/2022/TT-BTC, các đối tượng được miễn 100% lệ phí đăng ký cư trú bao gồm: trẻ em, người cao tuổi, người khuyết tật, người có công với cách mạng và thân nhân liệt sĩ, đồng bào dân tộc thiểu số tại các xã có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn, công dân thường trú tại các xã biên giới, hải đảo, và người thuộc hộ nghèo.
Thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký tạm trú là bao lâu?
Quy định tại Điều 28 Luật Cư trú 2020 nêu rõ: trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm thẩm tra, cập nhật thông tin về nơi tạm trú mới, thời hạn tạm trú của người đăng ký vào Cơ sở dữ liệu về cư trú và thông báo kết quả cho người đăng ký. Trường hợp từ chối đăng ký, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản hoặc thông báo trên hệ thống và nêu rõ lý do.
Không đăng ký tạm trú bị phạt bao nhiêu tiền?
Rất nhiều người thuê trọ có tâm lý chủ quan cho rằng việc đăng ký tạm trú là trách nhiệm của riêng chủ nhà. Tuy nhiên, nghĩa vụ thực hiện thủ tục cư trú thuộc về chính công dân sinh sống tại nơi đó.
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 144/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh trật tự, an toàn xã hội:
- Hành vi không thực hiện đúng quy định về đăng ký tạm trú, xóa đăng ký tạm trú hoặc điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú có thể bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với cá nhân.
- Chủ nhà trọ không khai báo tạm trú cho người đến lưu trú hoặc cản trở công dân đăng ký cư trú hợp pháp cũng phải chịu các mức xử phạt hành chính tương ứng theo quy định pháp luật.
Những vướng mắc thực tế và lời khuyên hữu ích cho người thuê trọ
Trong quá trình làm thủ tục trên VNeID, người thuê trọ nên lưu ý một số kinh nghiệm thực tế sau:
- Chủ nhà trọ ngần ngại hoặc không phối hợp: Người thuê cần trao đổi rõ rằng đăng ký tạm trú là nghĩa vụ bắt buộc theo Luật Cư trú giúp bảo vệ an ninh trật tự cho chính khu trọ. Khi làm hợp đồng thuê phòng, hãy chủ động đưa điều khoản chủ nhà có trách nhiệm hỗ trợ thủ tục đăng ký tạm trú vào thỏa thuận.
- Chụp ảnh giấy tờ rõ nét, không bị lóa sáng: Một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại là hình chụp hợp đồng thuê nhà bị mờ, mất góc hoặc thiếu chữ ký của các bên. Cần chụp thẳng góc, đủ ánh sáng và kiểm tra kỹ trước khi tải file.
- Chủ động gia hạn tạm trú trước khi hết hạn: Giấy đăng ký tạm trú có thời hạn tối đa 2 năm. Trước khi hết hạn 15 ngày, người thuê trọ cần thực hiện thủ tục gia hạn tạm trú ngay trên VNeID để thông tin cư trú luôn được duy trì liên tục, bảo đảm quyền lợi khi làm thủ tục hành chính, bảo hiểm y tế hoặc xin học cho con.