Ngày 18/9/2026, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao đã ban hành Thông tư 14/2026/TT-VKSTC quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong toàn hệ thống Viện kiểm sát nhân dân. Điểm đáng chú ý bậc nhất trong văn bản này là việc xác lập chế độ bảo quản vĩnh viễn đối với toàn bộ các hồ sơ liên quan đến công tác nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện chính sách, pháp luật.
Bước ngoặt mới trong công tác văn thư lưu trữ ngành Kiểm sát
Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong bộ máy các cơ quan tư pháp nói chung và ngành Kiểm sát nhân dân nói riêng. Đây không đơn thuần là hoạt động hành chính kỹ thuật, mà chính là nguồn chứng cứ lịch sử, pháp lý phản ánh toàn diện quá trình thực hiện chức năng thực hành quyền công tố và kiểm sát hoạt động tư pháp của Nhà nước ta.
Nhằm đồng bộ với tinh thần của Luật Lưu trữ 2024 và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số toàn diện trong quản lý tư pháp, Thông tư 14/2026/TT-VKSTC đã thiết lập khung tiêu chuẩn mới, áp dụng thống nhất cho các loại hồ sơ, tài liệu giấy, tài liệu điện tử và các vật mang tin khác hình thành tại:
- Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
- Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh;
- Viện kiểm sát nhân dân khu vực (cấp huyện).
Quy định mới này thay thế cho các hướng dẫn lưu trữ trước đây vốn bộc lộ nhiều điểm chưa tương thích với hệ thống hồ sơ số và yêu cầu quản lý thực tiễn hiện đại.
Những hồ sơ xây dựng chính sách, pháp luật nào được bảo quản vĩnh viễn?
Căn cứ theo bản Quy định ban hành kèm theo Thông tư 14/2026/TT-VKSTC, hồ sơ, tài liệu trong ngành Kiểm sát nhân dân được phân thành hai nhóm chủ đạo gồm hồ sơ quản lý Nhà nước (Nhóm A) và hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát (Nhóm B). Trong đó, hồ sơ xây dựng thể chế và chính sách pháp luật thuộc nhóm tài liệu có giá trị đặc biệt quan trọng, được xếp vào diện lưu trữ vĩnh viễn (không xác định thời điểm tiêu hủy), bao gồm 4 nhóm hồ sơ cốt lõi sau:
- Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, chỉ đạo, hướng dẫn những vấn đề chung của ngành Kiểm sát nhân dân: Đây là các tập tài liệu ghi nhận toàn bộ quá trình định hướng phát triển, đề án đổi mới cơ chế hoạt động, các chỉ thị công tác năm và hướng dẫn nghiệp vụ tổng quát trên phạm vi toàn quốc.
- Hồ sơ xây dựng chính sách, dự án luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội và Ủy ban Thường vụ Quốc hội do VKSND tối cao chủ trì soạn thảo: Điển hình như các dự án Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân, Bộ luật Tố tụng hình sự hoặc các nghị quyết chuyên đề về cải cách tư pháp. Toàn bộ tờ trình, dự thảo ban đầu, ý kiến đóng góp của các bộ ngành, báo cáo giải trình tiếp thu và hồ sơ thẩm định đều phải giữ lại nguyên vẹn vĩnh viễn.
- Hồ sơ xây dựng, thẩm định văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của Viện trưởng VKSND tối cao: Bao gồm các thông tư đơn tịch, thông tư liên tịch phối hợp với Tòa án nhân dân tối cao, Bộ Công an, Bộ Tư pháp... nhằm hướng dẫn áp dụng thống nhất pháp luật trong hoạt động tư pháp.
- Hồ sơ xây dựng, ban hành Quy chế làm việc, Quy chế phối hợp của ngành Kiểm sát nhân dân: Các quy chế quy định chế độ trách nhiệm, mối quan hệ công tác giữa các đơn vị nghiệp vụ trực thuộc, cũng như cơ chế phối hợp liên ngành trong giải quyết án và tiếp công dân.
Việc quy định lưu trữ vĩnh viễn khẳng định tầm vóc lịch sử của các văn bản này. Đó không chỉ là cơ sở đối chiếu pháp lý khi giải quyết các tranh chấp, vướng mắc kéo dài nhiều năm, mà còn là tài liệu nghiên cứu vô giá phục vụ công tác hoàn thiện hệ thống tư pháp Việt Nam trong tương lai.
Thời hạn lưu trữ đối với công tác rà soát, hệ thống hóa và các hồ sơ khác
Bên cạnh các hồ sơ được bảo quản trọn đời, văn bản mới của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao cũng phân định rạch ròi thời hạn lưu trữ đối với các loại tài liệu hỗ trợ nghiệp vụ lập pháp và quản lý tư pháp:
- Thời hạn lưu trữ 20 năm: Áp dụng đối với toàn bộ hồ sơ, tài liệu rà soát văn bản quy phạm pháp luật, hệ thống hóa, hợp nhất văn bản quy phạm pháp luật và pháp điển hóa hệ thống quy phạm pháp luật liên quan đến tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của ngành Kiểm sát nhân dân.
- Hồ sơ quản lý Nhà nước thông thường: Tùy từng loại danh mục sẽ có thời hạn nộp lưu và lưu trữ từ 05 đến 10 năm trước khi xem xét đánh giá lại giá trị tài liệu để tiếp tục lưu trữ lịch sử hoặc tiến hành tiêu hủy theo đúng trình tự luật định.
- Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát (Nhóm B): Được xác định thời hạn bảo quản dựa trên mức độ nghiêm trọng của từng vụ án, vụ việc (án hình sự, dân sự, hành chính, kinh doanh thương mại) phù hợp với thời hiệu xử lý và quy chế nghiệp vụ chuyên sâu của từng khâu công tác kiểm sát.
Nguyên tắc áp dụng chuyển tiếp và khuyến nghị triển khai
Thông tư 14/2026/TT-VKSTC có hiệu lực thi hành kể từ ngày 18/9/2026. Đối với các hồ sơ, tài liệu đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của các cơ quan Viện kiểm sát lập danh mục và phê duyệt thời hạn trước ngày Thông tư này có hiệu lực, các đơn vị tiếp tục bảo quản theo thời hạn đã ấn định mà không làm xáo trộn kho lưu trữ.
Để bảo đảm việc triển khai quy định mới đạt hiệu quả cao, lãnh đạo Viện kiểm sát các cấp cần khẩn trương quán triệt:
- Kiểm tra, phân loại triệt để tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ hiện hành, tách riêng nhóm tài liệu xây dựng chính sách, pháp luật để đưa vào danh mục bảo quản vĩnh viễn theo chuẩn mực kho lưu trữ an toàn cao nhất;
- Đẩy mạnh số hóa toàn bộ hồ sơ xây dựng thể chế và các văn bản chỉ đạo của Ngành, tích hợp vào cơ sở dữ liệu số hóa quốc gia nhằm tránh nguy cơ mục nát, hư hỏng theo thời gian vật lý;
- Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình lưu trữ, tra cứu và khai thác hồ sơ lưu trữ ngành Kiểm sát.