Trước xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ trong công tác quản trị nhân sự và sự ra đời của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia, rất nhiều người lao động lẫn người sử dụng lao động thắc mắc: Có bắt buộc sử dụng VNeID khi ký hợp đồng lao động điện tử? Liệu hợp đồng giấy truyền thống có còn giá trị sử dụng hay bắt buộc phải chuyển sang hợp đồng điện tử? Cùng tìm hiểu chi tiết các quy định pháp lý mới nhất để áp dụng chính xác, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Giao kết hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc phải dùng tài khoản VNeID không?
Từ ngày 01/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ trực tiếp xây dựng, vận hành và quản lý thống nhất trên toàn quốc chính thức đi vào hoạt động. Nền tảng này đóng vai trò trung tâm trong việc tiếp nhận, quản lý dữ liệu số và đối soát hợp đồng lao động điện tử được giao kết qua các hệ thống eContract của các bên.
Vấn đề phương thức đăng nhập và xác thực chủ thể tham gia ký kết được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn Nghị định 337/2025/NĐ-CP:
- Đối với người lao động: Sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) cấp để đăng nhập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
- Đối với người sử dụng lao động là cá nhân: Sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân (VNeID).
- Đối với người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp: Sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức trên hệ thống VNeID. Trường hợp tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh tổ chức theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử thì được quyền đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Như vậy, căn cứ quy định trên, pháp luật không bắt buộc 100% mọi chủ thể chỉ có duy nhất một lựa chọn là VNeID. Người sử dụng lao động là tổ chức vẫn có thể sử dụng tài khoản do chính Bộ Nội vụ cấp khi gặp vướng mắc về tài khoản định danh tổ chức. Tuy nhiên, đối với người lao động cá nhân, tài khoản định danh điện tử VNeID là phương thức định danh chính thống, an toàn và thuận tiện nhất để xác thực danh tính khi thực hiện ký kết số.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải 'khai tử' hợp đồng giấy từ 01/7/2026?
Một trong những hiểu lầm phổ biến hiện nay là việc từ ngày 01/7/2026, toàn bộ doanh nghiệp tại Việt Nam bắt buộc phải chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử và từ bỏ hợp đồng giấy. Đây là nhận định hoàn toàn không chính xác.
Theo quy định tại Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và có giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Bên cạnh đó, quy định chuyển tiếp tại Điều 29 Nghị định 337/2025/NĐ-CP cũng nêu rõ:
- Hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trước ngày Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực mà vẫn còn hiệu lực thì tiếp tục thực hiện đến hết thời hạn của hợp đồng theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử.
- Hợp đồng đã xác lập trước đó nhưng chưa thực hiện xong thì tiếp tục thực hiện theo pháp luật tại thời điểm giao kết, trừ khi các bên có thỏa thuận áp dụng theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
- Hoàn toàn không có bất kỳ điều khoản nào buộc doanh nghiệp phải hủy bỏ hay số hóa cưỡng bức các hợp đồng lao động bằng văn bản giấy đã ký kết hợp pháp trước đó.
Do đó, việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử mang tính chất khuyến khích nhằm thúc đẩy công cuộc chuyển đổi số, tối ưu hóa quy trình quản trị, tiết kiệm chi phí in ấn và lưu kho cho doanh nghiệp. Hợp đồng lao động truyền thống bằng giấy vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý vững chắc và được áp dụng song song.
Mỗi hợp đồng lao động điện tử bắt buộc phải có một mã ID duy nhất
Điểm đột phá quan trọng nhất trong việc quản lý hợp đồng lao động điện tử theo quy định mới là cơ chế định danh hợp đồng bằng mã định danh duy nhất (ID). Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV, việc cấp mã ID được thực hiện theo các nguyên tắc chặt chẽ sau:
- Duy nhất và không trùng lặp: Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, nếu đảm bảo các tiêu chuẩn quy định, sẽ được hệ thống tự động cấp một mã ID duy nhất trên phạm vi toàn quốc.
- Bất biến trong suốt vòng đời hợp đồng: Mã ID chỉ được cấp một lần duy nhất và giữ nguyên không thay đổi, ngay cả khi hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Mọi văn bản phát sinh như phụ lục hợp đồng, thông báo tạm hoãn, quyết định chấm dứt đều được gắn liền với mã ID gốc của hợp đồng đó.
- Không ảnh hưởng tới hiệu lực giao kết: Cơ quan nhà nước sử dụng ID làm mã quản lý dữ liệu số tập trung. Việc cấp ID hoàn toàn không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung hay thời điểm có hiệu lực pháp lý vốn có của hợp đồng giữa người lao động và doanh nghiệp.
Cơ chế cấp mã ID này giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng lập khống hợp đồng, trùng lặp thông tin hoặc gian lận hồ sơ nhân sự, tạo hành lang pháp lý minh bạch cho cả cơ quan quản lý và các bên tham gia quan hệ lao động.
Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử là bao lâu?
Hồ sơ lao động và hợp đồng điện tử phải được lưu trữ trong thời gian bao lâu trước khi được phép xử lý tiêu hủy là câu hỏi nhận được sự quan tâm đặc biệt từ các bộ phận pháp chế và nhân sự doanh nghiệp.
Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV, thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng và các văn bản điện tử liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được xác định như sau:
- Thời hạn lưu trữ chuẩn là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.
- Đặc biệt, trong trường hợp người sử dụng lao động và người lao động tiến hành giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn lưu trữ 10 năm sẽ được tính kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.
Quy định thời hạn lưu trữ kéo dài 10 năm nhằm bảo đảm quyền lợi lâu dài của người lao động trong việc giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, hưu trí, trợ cấp mất việc làm, cũng như phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và giải quyết tranh chấp lao động phát sinh sau thời gian dài.
Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp và người lao động khi giao kết hợp đồng điện tử
Để tận dụng tối đa lợi ích vượt trội của hợp đồng điện tử mà vẫn bảo đảm tuân thủ đúng quy định pháp luật, các bên cần lưu ý một số vấn đề trọng tâm sau:
- Lựa chọn nhà cung cấp eContract đạt chuẩn: Doanh nghiệp cần phối hợp với các đơn vị cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử đã được kiểm duyệt, có khả năng kết nối đồng bộ và đối soát dữ liệu với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
- Chủ động đăng ký và hoàn thiện định danh điện tử: Khuyến khích người lao động kích hoạt tài khoản định danh VNeID mức độ 2, đồng thời doanh nghiệp nên sớm đăng ký tài khoản tổ chức trên hệ thống định danh hoặc liên hệ cơ quan thẩm quyền để được cấp tài khoản truy cập thuận tiện.
- Bảo đảm an toàn dữ liệu và tính toàn vẹn của chữ ký số: Chữ ký điện tử của hai bên phải đáp ứng đầy đủ điều kiện an toàn, bảo đảm không bị can thiệp hay sửa đổi trái phép sau khi đã ký số hoàn tất.
Tóm lại, việc sử dụng VNeID hay chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử đều hướng tới sự minh bạch, tiện lợi và an toàn pháp lý cho các bên. Nắm vững 4 quy định mấu chốt trên sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp và người lao động tự tin vận hành trong kỷ nguyên số hóa thị trường lao động.