Lắp camera giám sát tại nơi làm việc: Doanh nghiệp cần làm gì để không bị phạt đến 70 triệu đồng?

1. Doanh nghiệp lắp camera tại nơi làm việc cần phải làm gì để không bị phạt đến 70 triệu đồng?

Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị hiện đại, việc lắp đặt camera giám sát tại nơi làm việc đã trở thành một biện pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm bảo đảm an ninh, an toàn tài sản và giám sát hiệu quả công việc của người lao động. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý, hình ảnh và dữ liệu thu được từ camera giám sát chính là dữ liệu cá nhân của người lao động. Do đó, hoạt động này chịu sự điều chỉnh nghiêm ngặt của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Cụ thể, theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 61 Nghị định 330/2026/NĐ-CP, hành vi áp dụng biện pháp công nghệ, kỹ thuật để thu thập dữ liệu cá nhân của người lao động mà không bảo đảm người lao động biết rõ về biện pháp đó sẽ bị xử phạt hành chính rất nặng. Mức phạt tiền dao động từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm.

Quy định này bao gồm các hành vi cụ thể như:

• Lắp đặt camera giám sát tại môi trường làm việc mà không thông báo trước cho người lao động;
• Cài đặt các phần mềm theo dõi thiết bị (máy tính, điện thoại do công ty cấp) mà người lao động không được biết;
• Sử dụng các thiết bị thu thập dữ liệu cá nhân khác tại nơi làm việc một cách âm thầm, thiếu minh bạch.

Bên cạnh hình thức phạt tiền, doanh nghiệp vi phạm còn phải đối mặt với biện pháp khắc phục hậu quả cực kỳ nghiêm khắc quy định tại điểm a khoản 4 Điều 61 Nghị định 330/2026/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp buộc phải hủy, xóa tới mức không thể khôi phục toàn bộ dữ liệu cá nhân đã thu thập, xử lý trái quy định. Điều này đồng nghĩa với việc toàn bộ dữ liệu hình ảnh giám sát tích lũy qua hệ thống camera lắp đặt sai quy trình sẽ phải bị tiêu hủy hoàn toàn, gây thiệt hại lớn về mặt quản trị và vận hành cho doanh nghiệp.

Để bảo đảm tính hợp pháp khi triển khai hệ thống camera giám sát, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước sau:

1. Xây dựng Quy chế/Thông báo rõ ràng: Doanh nghiệp phải ban hành văn bản thông báo chính thức gửi tới toàn thể người lao động. Nội dung thông báo cần làm rõ: vị trí lắp đặt camera (chỉ lắp ở khu vực chung, tuyệt đối không lắp ở nơi nhạy cảm như nhà vệ sinh, phòng thay đồ), mục đích giám sát, phạm vi dữ liệu hình ảnh được ghi nhận, thời hạn lưu trữ và các biện pháp bảo mật thông tin.
2. Lấy ý kiến hoặc xác nhận của người lao động: Doanh nghiệp nên đưa nội dung này vào Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc yêu cầu người lao động ký biên bản xác nhận đã được thông báo rõ ràng về việc lắp đặt camera giám sát.
3. Đặt biển cảnh báo trực quan: Tại các khu vực có lắp đặt camera, doanh nghiệp nên bố trí các biển báo vật lý dễ nhận biết để người lao động và khách hàng ra vào đều có thể nhận thức được việc mình đang nằm trong khu vực giám sát hình ảnh.

2. Mẫu thông báo lắp đặt camera giám sát theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Để thực hiện việc thông báo một cách chuyên nghiệp và đúng quy chuẩn hành chính, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước có thể tham khảo mẫu văn bản hành chính có tên loại (Mẫu thông báo) được ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

Mẫu văn bản này áp dụng chung đối với các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại (như thông báo, quy chế, quy định, kế hoạch...). Dưới đây là mẫu chuẩn 1.4 quy định tại Phần II Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư:

THÔNG BÁO Về việc lắp đặt và vận hành hệ thống camera giám sát tại nơi làm việc ___________

Kính gửi: Toàn thể cán bộ, nhân viên và người lao động tại doanh nghiệp.

Để bảo đảm an ninh trật tự, an toàn tài sản chung và nâng cao hiệu quả quản lý vận hành, Ban Giám đốc công ty trân trọng thông báo về việc triển khai hệ thống camera giám sát tại môi trường làm việc như sau:

1. Khu vực lắp đặt camera: Hệ thống camera được lắp đặt tại các khu vực công cộng, hành lang, sảnh đón khách, bãi giữ xe và các phòng làm việc chung. Tuyệt đối không lắp đặt tại các khu vực riêng tư, nhạy cảm.

2. Mục đích thu thập dữ liệu: Bảo vệ tài sản của công ty và người lao động; phòng ngừa các hành vi vi phạm an ninh trật tự; hỗ trợ công tác quản lý và điều hành công việc.

3. Phạm vi và thời hạn lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu hình ảnh được ghi nhận liên tục và lưu trữ bảo mật trong vòng 30 ngày, sau thời hạn này dữ liệu sẽ tự động được xóa ghi đè theo quy trình kỹ thuật, trừ trường hợp cần trích xuất phục vụ điều tra theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Biện pháp bảo vệ dữ liệu: Chỉ những nhân sự được phân công bằng văn bản mới có quyền truy cập, vận hành hệ thống camera giám sát. Mọi hành vi tự ý trích xuất, chia sẻ hình ảnh ra bên ngoài khi chưa được sự đồng ý của Ban Giám đốc và chủ thể dữ liệu đều bị nghiêm cấm và xử lý kỷ luật nghiêm khắc.

Thông báo này có hiệu lực kể từ ngày ký. Yêu cầu toàn thể người lao động nghiêm túc thực hiện./.

3. Lắp camera tại nơi công cộng nhưng không thông báo bị phạt đến 20 triệu đồng

Không chỉ giới hạn trong phạm vi môi trường làm việc của doanh nghiệp, việc lắp đặt camera giám sát tại các không gian công cộng hoặc khu vực cung cấp dịch vụ cho khách hàng cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt nghĩa vụ thông báo, cảnh báo công khai.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 71 Nghị định 330/2026/NĐ-CP, hành vi lắp đặt, sử dụng thiết bị ghi âm, ghi hình tại không gian công cộng, khu vực cung cấp dịch vụ cho khách hàng mà không áp dụng các hình thức thông báo, cảnh báo bằng biển báo vật lý hoặc phương tiện điện tử ở vị trí dễ nhận biết để chủ thể dữ liệu cá nhân hiểu được mình đang bị ghi âm, ghi hình sẽ bị xử phạt như sau:

• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm.
• Đối với cá nhân có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền bằng 1/2 mức phạt của tổ chức, tương đương từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Quy định này nhằm bảo vệ quyền riêng tư và quyền tự quyết đối với dữ liệu cá nhân của mọi công dân khi tham gia vào các hoạt động tại nơi công cộng (như trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng, quán cà phê, bãi đỗ xe...). Khách hàng cần phải được biết mình đang bị ghi hình để có sự chủ động trong hành vi và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bản thân.

Đặc biệt, nếu tổ chức, cá nhân tự ý trích xuất, chia sẻ hoặc công khai trái phép dữ liệu ghi âm, ghi hình thu được từ hệ thống camera giám sát công cộng mà không có sự đồng ý hợp pháp của chủ thể dữ liệu, mức phạt sẽ tăng lên từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với tổ chức (theo quy định tại khoản 2 Điều 71 Nghị định 330/2026/NĐ-CP), đồng thời bị tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính và buộc hủy, xóa toàn bộ dữ liệu vi phạm.

Tóm lại, dù lắp đặt camera tại nơi làm việc hay nơi công cộng, nguyên tắc cốt lõi mà các doanh nghiệp và cá nhân phải ghi nhớ là "Minh bạch và Thông báo trước". Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phạt hành chính nặng nề mà còn xây dựng được môi trường làm việc văn minh, tôn trọng quyền riêng tư và tạo dựng niềm tin vững chắc đối với người lao động cũng như khách hàng.