Trước làn sóng sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp, không ít cộng đồng doanh nghiệp bày tỏ sự lo ngại về việc liệu có phải thực hiện thủ tục đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi địa giới hành chính thay đổi hay không. Đây là vấn đề sát sườn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động vận hành và chi phí của đơn vị kinh doanh.
Giấy đăng ký kinh doanh cũ còn giá trị pháp lý không?
Để giải tỏa những băn khoăn này, Bộ Tài chính đã ban hành Công văn 4370/BTC-DNTN hướng dẫn cụ thể về công tác đăng ký kinh doanh trong bối cảnh thay đổi địa giới hành chính. Theo đó, cơ quan quản lý khẳng định các thực thể kinh tế bao gồm doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã và tổ hợp tác được tiếp tục sử dụng các loại Giấy chứng nhận đã được cấp trước đó.
Đặc biệt, Bộ Tài chính nhấn mạnh cơ quan đăng ký kinh doanh không được phép yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi thông tin địa chỉ chỉ vì lý do thay đổi địa giới hành chính. Việc cập nhật thông tin này hoàn toàn dựa trên tinh thần tự nguyện hoặc thực hiện kết hợp khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi các nội dung đăng ký kinh doanh khác.
Quy định về việc cập nhật địa chỉ theo Luật Doanh nghiệp 2020
Mặc dù không bắt buộc ngay lập tức, nhưng theo quy định tại Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là một trong những thông tin cốt lõi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tại khoản 1 Điều 20 của Luật này cũng nêu rõ:
"Doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 của Luật này."
Do đó, để đảm bảo tính thống nhất trong hồ sơ pháp lý và thuận tiện cho các giao dịch dân sự, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục cập nhật thông tin theo hướng dẫn tại Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Trình tự và hồ sơ cập nhật thông tin địa chỉ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đơn giản bao gồm Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện, cần có văn bản ủy quyền kèm bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ (CCCD/Hộ chiếu).
- Nơi nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, việc nộp hồ sơ qua mạng điện tử là bắt buộc.
- Thời gian giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Lệ phí: Doanh nghiệp được miễn lệ phí khi thực hiện cập nhật thông tin do thay đổi địa giới hành chính.
Việc chủ động cập nhật địa chỉ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng tinh thần pháp luật mà còn tránh được những rắc rối không đáng có khi thực hiện các thủ tục về thuế, ngân hàng hay ký kết hợp đồng với đối tác trong tương lai.