Hộ chiếu phổ thông là giấy tờ cá nhân đặc biệt quan trọng phục vụ nhu cầu di chuyển, xuất nhập cảnh của công dân. Trong trường hợp không may bị thất lạc hoặc hỏng hóc làm mất giá trị sử dụng, việc trình báo kíp thời với cơ quan chức năng là nghĩa vụ bắt buộc nhằm tránh bị kẻ xấu lợi dụng thông tin cá nhân. Căn cứ theo quy định tại Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam sửa đổi 2023), công dân có thể thực hiện thủ tục trình báo mất hộ chiếu ngay tại Công an cấp xã nơi gần nhất hoặc qua môi trường điện tử.
1. Các phương thức trình báo mất hộ chiếu phổ thông
Để tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân, pháp luật hiện hành cho phép công dân bị mất hộ chiếu phổ thông ở trong nước lựa chọn một trong các hình thức trình báo linh hoạt sau đây:
- Nộp trực tiếp: Công dân đến trực tiếp trụ sở làm việc của Công an xã, phường, thị trấn nơi gần nhất để nộp đơn trình báo.
- Nộp trực tuyến: Thực hiện thao tác khai báo trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính: Gửi đơn trình báo theo mẫu qua dịch vụ bưu chính công ích đến Công an cấp xã.
2. Thời hạn công dân phải thực hiện nghĩa vụ trình báo
Theo quy định tại Điều 28 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019, việc báo mất hộ chiếu có mốc thời gian quy định khắt khe:
Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện hộ chiếu phổ thông bị mất, người bị mất hộ chiếu trực tiếp nộp hoặc gửi đơn báo mất cho cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Công an cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài...
Trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng (như thiên tai, tai nạn, ốm đau cấp cứu...) dẫn đến không thể nộp đơn đúng hạn 02 ngày, thời hạn có thể kéo dài hơn nhưng người trình báo bắt buộc phải giải thích chi tiết, cụ thể lý do bất khả kháng trong đơn trình báo.
3. Hồ sơ trình báo mất hộ chiếu bao gồm những gì?
Hồ sơ trình báo mất hộ chiếu phổ thông khá đơn giản và không đòi hỏi quá nhiều giấy tờ phức tạp. Người dân chỉ cần chuẩn bị 01 (một) bộ hồ sơ bao gồm:
- Đơn trình báo mất hộ chiếu phổ thông (Mẫu TK05 ban hành kèm theo các văn bản hướng dẫn hiện hành của Bộ Công an).
- Đối với người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi hoặc người chưa đủ 14 tuổi: Người đại diện hợp pháp sẽ tiến hành khai và ký thay vào đơn.
- Khi nộp hồ sơ trực tiếp, công dân cần xuất trình Thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước hoặc Căn cước điện tử để xác minh nhân thân.
4. Trình tự các bước giải quyết thủ tục tại Công an cấp xã
Công quy trình xử lý thủ tục trình báo mất hộ chiếu tại cơ sở được thực hiện bài bản qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơCông dân hoàn thiện Đơn trình báo mất hộ chiếu (Mẫu TK05) và điền đầy đủ các thông tin cá nhân, thời điểm, địa điểm cũng như lý do bị mất hộ chiếu.
Bước 2: Nộp hồ sơCông dân nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc mang hồ sơ đến trụ sở Công an cấp xã gần nhất. Thời gian tiếp nhận hồ sơ diễn ra từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần và sáng thứ 7 (với các đơn vị có bố trí làm việc), trừ các ngày nghỉ Lễ, Tết theo quy định.
Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơCán bộ Công an cấp xã tiếp nhận hồ sơ, tiến hành kiểm tra tính pháp lý và nội dung thông tin khai báo:
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Tiến hành tiếp nhận vào hệ thống.
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót: Hướng dẫn công dân chỉnh sửa, bổ sung hoàn thiện theo đúng quy định.
Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn báo mất, Công an cấp xã có trách nhiệm thông báo cho Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an để hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu bị mất, đồng thời gửi thông báo cho công dân.
Bước 4: Trả kết quảCơ quan Công an gửi thông báo xác nhận về việc đã ghi nhận chuyển đơn trình báo mất hộ chiếu cho người nộp thông qua hệ thống Cổng dịch vụ công hoặc qua đường bưu chính theo thông tin đăng ký.
5. Lệ phí thực hiện thủ tục
Thủ tục trình báo mất hộ chiếu phổ thông tại Công an cấp xã hoàn toàn không thu phí, lệ phí. Người dân không phải trả bất kỳ khoản chi phí hành chính nào khi thực hiện quyền và nghĩa vụ khai báo này.
Nắm rõ quy định và chủ động trình báo mất hộ chiếu kịp thời sẽ giúp công dân bảo vệ tài khoản định danh cá nhân, phòng ngừa rủi ro pháp lý và tạo tiền đề thuận lợi khi làm thủ tục xin cấp lại hộ chiếu mới.