Trong quá trình hoạt động thương mại, việc giải thể, chuyển đổi mô hình kinh doanh hoặc ngừng vận hành đòi hỏi chủ cơ sở phải thực hiện đúng quy trình quản lý thuế. Nhằm bảo đảm tính tuân thủ pháp luật và tránh phát sinh các khoản tiền phạt không đáng có, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý đến thủ tục đóng mã số thuế. Bài viết dưới đây cung cấp chi tiết toàn bộ hồ sơ, điều kiện và các bước giải quyết thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế đối với hộ kinh doanh theo quy định pháp lý mới nhất.
1. Các trường hợp hộ kinh doanh bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 27 Thông tư 90/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, mã số thuế của hộ kinh doanh sẽ bị đóng hoặc chấm dứt hiệu lực sử dụng trong các trường hợp cụ thể sau đây:
- Chủ động giải thể hoặc chấm dứt hoạt động: Hộ kinh doanh quyết định ngừng toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trên thực tế.
- Bị cơ quan nhà nước thu hồi giấy phép: Hộ kinh doanh bị cơ quan đăng ký kinh doanh ban hành quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Chuyển đổi mô hình thành doanh nghiệp: Hộ kinh doanh thực hiện tái cấu trúc, nâng cấp quy mô và chuyển đổi hoạt động lên hình thức doanh nghiệp theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
- Bị xác minh không hoạt động tại địa chỉ đăng ký: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua kiểm tra thực địa đã phát hiện và ra thông báo hộ kinh doanh không còn hoạt động tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh.
Ngoài các trường hợp trực tiếp liên quan đến hộ kinh doanh nêu trên, tại Điều 27 Thông tư 90/2026/TT-BTC cũng mở rộng quy định về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế cá nhân khi thuộc một trong các căn cứ pháp lý:
- Cá nhân là chủ hộ kinh doanh qua đời, bị Tòa án tuyên bố mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự theo Bộ luật Dân sự 2015.
- Số định danh cá nhân bị cơ quan công an hủy bỏ theo các quy định quản lý nhà nước về căn cước.
- Mã số thuế cá nhân đã được cấp có thông tin quốc tịch Việt Nam nhưng thông tin danh tính (họ tên, ngày tháng năm sinh, số giấy tờ) không khớp đúng hoặc không đủ điều kiện để xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đồng thời cá nhân đó không còn nợ hay nghĩa vụ thuế chưa hoàn tất.
2. Thành phần hồ sơ đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế
Để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu theo hướng dẫn tại khoản 4 Điều 27 Thông tư 90/2026/TT-BTC. Trước khi tiến hành nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện, hộ kinh doanh phải hoàn thành thủ tục tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thành phần hồ sơ bắt buộc gồm có:
Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế được lập theo Mẫu số 24/ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.
Lưu ý đối với từng trường hợp đặc thù:
- Đối với hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp: Hộ kinh doanh không phải tự nộp Mẫu 24/ĐKT để đóng mã số thuế. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ chủ động truyền gửi thông tin liên thông dữ liệu sang cơ quan thuế để xử lý đóng mã số thuế tự động.
- Đối với trường hợp trả Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh, các thông tin về việc chấm dứt, thông tin về quyết định thu hồi giấy chứng nhận hoặc thông tin chuyển đổi mô hình sẽ được gửi sang hệ thống quản lý thuế qua giao dịch điện tử liên thông.
3. Quy trình 4 bước hoàn tất thủ tục chấm dứt mã số thuế hộ kinh doanh
Thủ tục đóng mã số thuế yêu cầu phối hợp chặt chẽ giữa nghĩa vụ kê khai thuế và thủ tục đăng ký kinh doanh. Chủ hộ kinh doanh cần thực hiện lần lượt theo lộ trình 4 bước cụ thể như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị đóng mã số thuế tại cơ quan thuế
Hộ kinh doanh lập và gửi văn bản đề nghị theo Mẫu số 24/ĐKT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp qua cổng thông tin điện tử của ngành thuế.
Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo về việc người nộp thuế ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế (Mẫu số 17/TB-ĐKT). Lúc này, trạng thái của hộ kinh doanh trên hệ thống thuế được chuyển sang: “Người nộp thuế ngừng hoạt động và chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế”.
Bước 2: Hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ tài chính và kê khai thuế
Đây là bước then chốt đòi hỏi hộ kinh doanh phải xử lý dứt điểm tất cả các nghĩa vụ tài chính còn tồn đọng đối với Ngân sách Nhà nước. Cụ thể bao gồm các công việc:
- Hủy và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu hộ kinh doanh có đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế phát hành) theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ.
- Nộp bổ sung toàn bộ các hồ sơ khai thuế, tờ khai thuế khoán hoặc tờ khai quyết toán thuế còn thiếu trong suốt thời gian hoạt động.
- Nộp đầy đủ các khoản tiền thuế nợ, tiền phạt chậm nộp, tiền chậm nộp phát sinh và các nghĩa vụ tài chính khác đối với cơ quan quản lý.
- Thực hiện bù trừ hoặc xử lý dứt điểm số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa theo hướng dẫn tại Luật Quản lý thuế 2025.
- Hoàn thành nghĩa vụ thuế phát sinh tại tất cả các địa điểm kinh doanh trực thuộc (nếu hộ kinh doanh có nhiều địa điểm bán hàng).
Quy tắc quan trọng: Khi làm thủ tục chấm dứt hoạt động, hộ kinh doanh buộc phải giải thể trụ sở chính cùng toàn bộ các địa điểm kinh doanh phụ thuộc. Trong trường hợp chỉ muốn ngừng địa điểm kinh doanh chính nhưng vẫn duy trì cửa hàng khác, chủ hộ phải làm thủ tục thay đổi địa điểm trụ sở chứ không được làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Bước 3: Nhận thông báo hoàn thành nghĩa vụ thuế
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày hộ kinh doanh đã thanh toán xong toàn bộ tiền thuế nợ và nộp đủ hồ sơ thuế, cơ quan thuế sẽ xuất các văn bản xác nhận:
- Ban hành Thông báo người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Mẫu số 18/TB-ĐKT.
- Ban hành Thông báo về việc người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ thuế để nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh (Mẫu số 28/TB-ĐKT).
- Cập nhật trạng thái pháp lý của hộ kinh doanh thành: “Chờ xác nhận chấm dứt của cơ quan đăng ký kinh doanh”.
Bước 4: Nộp hồ sơ giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Sau khi đã có Thông báo Mẫu số 28/TB-ĐKT từ cơ quan thuế, chủ hộ kinh doanh nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh tại Phòng Tài chính - Kế hoạch hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc UBND cấp huyện nơi đặt trụ sở.
Ngay khi cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh lên hệ thống liên thông, Hệ thống đăng ký thuế sẽ tự động chuyển trạng thái mã số thuế sang: “Người nộp thuế ngừng hoạt động và đã hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế”.
Lưu ý về thời hạn 180 ngày: Nếu cơ quan thuế đã ban hành Thông báo hoàn thành nghĩa vụ thuế (Mẫu số 28/TB-ĐKT) nhưng sau 180 ngày vẫn chưa nhận được thông tin phản hồi xác nhận giải thể từ cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế sẽ gửi văn bản đôn đốc và đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh rà soát, cập nhật tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh theo đúng pháp luật.
4. Một số điểm lưu ý quan trọng về mã số thuế sau khi đóng
Theo quy định tại khoản 4 Điều 28 Thông tư 90/2026/TT-BTC, khi mã số thuế của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh bị chấm dứt hiệu lực đối với hoạt động kinh doanh thì mã số thuế cá nhân của chủ hộ kinh doanh vẫn **không bị chấm dứt**. Mã số thuế cá nhân này sẽ tiếp tục được giữ nguyên và sử dụng để thực hiện các quyền và nghĩa vụ thuế khác của cá nhân đó (như thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công, thuế chuyển nhượng bất động sản, đăng ký người phụ thuộc...).
Việc nắm rõ hồ sơ, quy trình và thực hiện đầy đủ các bước chấm dứt hiệu lực mã số thuế giúp chủ hộ kinh doanh hoàn thành trách nhiệm pháp lý một cách gọn gàng, tránh các rắc rối phát sinh về nợ thuế hay phạt vi phạm hành chính trong tương lai.