Trong nỗ lực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách hành chính, ngày 03/12/2008, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị 34/2008/CT-TTg. Đây được xem là một bước đi quyết liệt nhằm thay đổi phương thức làm việc truyền thống, hướng tới một nền hành chính điện tử hiện đại, minh bạch và tiết kiệm.
Lộ trình bắt buộc ứng dụng thư điện tử từ đầu năm 2009
Theo nội dung tại điểm b khoản 1 Chỉ thị 34/2008/CT-TTg, mốc thời gian quan trọng được xác định là ngày 01/01/2009. Cụ thể:
"Từ ngày 01 tháng 01 năm 2009, tại những nơi đã bảo đảm về hạ tầng kỹ thuật, bắt buộc ứng dụng hệ thống thư điện tử vào hoạt động của cơ quan nhà nước bắt đầu từ cấp quận, huyện, sở, ban, ngành đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và từ cấp đơn vị trực thuộc trực tiếp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ..."
Quy định này cho thấy sự quyết tâm của Chính phủ trong việc tận dụng hạ tầng Internet để thay thế dần các phương thức trao đổi thông tin bằng giấy tờ truyền thống vốn tốn kém và chậm trễ.
Những loại văn bản nào phải gửi qua email?
Chỉ thị nêu rõ danh mục các loại văn bản bắt buộc phải thực hiện gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử bao gồm:
- Lịch công tác của cơ quan;
- Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc và phục vụ các cuộc họp;
- Các văn bản gửi đến cơ quan khác để biết hoặc để báo cáo (trừ văn bản mật).
Đặc biệt, Chính phủ khuyến khích sử dụng email cho các loại thư mời, công văn, báo cáo và thông tin chỉ đạo điều hành. Đáng chú ý, các văn bản điện tử này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước, giúp giảm thiểu đáng kể việc in ấn và gửi bưu điện.
Trách nhiệm của cán bộ, công chức và lãnh đạo cơ quan
Để hệ thống vận hành hiệu quả, Điều 2 và Điều 3 của Chỉ thị quy định rõ trách nhiệm của từng đối tượng:
- Lãnh đạo cơ quan: Phải gương mẫu đi đầu trong việc sử dụng email và chỉ đạo quyết liệt việc triển khai tại đơn vị mình.
- Cán bộ, công chức: Có trách nhiệm sử dụng hộp thư điện tử có đuôi tên miền .gov.vn đã được cấp phát để trao đổi công việc, đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn, bảo mật thông tin.
Việc kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng thư điện tử cũng sẽ được thực hiện định kỳ 6 tháng một lần, và đây sẽ là một trong những tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng tại các đơn vị.
Hướng tới sự hài lòng của người dân và doanh nghiệp
Không chỉ dừng lại ở nội bộ cơ quan nhà nước, Chỉ thị 34 còn yêu cầu các đơn vị tận dụng triệt để email để trao đổi tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp dịch vụ công. Các địa chỉ email chính thức của đơn vị và cán bộ có thẩm quyền phải được công khai trên trang thông tin điện tử để người dân dễ dàng tiếp cận và phản hồi.
Với việc ban hành Chỉ thị này, Chính phủ kỳ vọng sẽ tạo ra một cú hích lớn trong việc cải thiện năng suất lao động và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong bộ máy hành chính nhà nước ngay từ những ngày đầu năm 2009.