Việc đăng ký Bảo hiểm xã hội (BHXH) lần đầu là nghĩa vụ bắt buộc và cũng là bước đi quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động. Tuy nhiên, với những đơn vị mới thành lập, quy trình này thường gây ra không ít lúng túng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về thủ tục này dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tính đến tháng 07/2019.
Nhân viên nhân sự đang chuẩn bị hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp (ảnh minh họa)
1. Những nhóm đối tượng nào bắt buộc phải tham gia BHXH?
Căn cứ theo quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý 03 nhóm đối tượng sau đây bắt buộc phải tham gia BHXH bắt buộc:
- Người lao động làm việc theo hợp đồng: Bao gồm hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng.
- Người lao động có thời hạn ngắn: Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng (quy định này bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/01/2018).
- Người quản lý doanh nghiệp: Những người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương.
Việc nắm vững các nhóm đối tượng này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo tính tuân thủ ngay từ khi bắt đầu hoạt động.
2. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu bao gồm những gì?
Theo quy định tại Quyết định 772/QĐ-BHXH và Quyết định 595/QĐ-BHXH, bộ hồ sơ được chia làm hai phần chính:
Đối với người lao động:
Người lao động cần chuẩn bị và nộp cho doanh nghiệp:
- Tờ khai TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
- Giấy tờ chứng minh: Trong trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (ví dụ: người có công, cựu chiến binh...).
Đối với doanh nghiệp (Người sử dụng lao động):
Sau khi thu thập hồ sơ từ người lao động, bộ phận nhân sự cần lập các biểu mẫu sau:
- Tờ khai TK3-TS: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
- Danh sách D02-TS: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN.
- Bảng kê D01-TS: Bảng kê thông tin (nếu có các giấy tờ làm căn cứ truy thu hoặc thay đổi thông tin).
Sổ Bảo hiểm xã hội và thẻ Bảo hiểm y tế là kết quả của quá trình đăng ký (ảnh minh họa)
3. Quy trình thực hiện đăng ký BHXH lần đầu
Doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau để hoàn tất thủ tục:
Bước 1: Kê khai và nộp hồ sơ
Hiện nay, cơ quan BHXH khuyến khích doanh nghiệp thực hiện qua 03 hình thức:
- Giao dịch điện tử: Đây là hình thức phổ biến nhất. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai BHXH (của BHXH Việt Nam hoặc các tổ chức I-VAN), ký số và gửi hồ sơ trực tuyến.
- Dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ giấy qua bưu điện đến cơ quan BHXH quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Nộp trực tiếp: Tại bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH.
Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động. Đối với trường hợp cấp lại hoặc điều chỉnh thông tin, thời gian có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày.
"Trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động."
4. Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc chậm trễ trong đăng ký BHXH không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động (như chế độ ốm đau, thai sản) mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với các mức xử phạt hành chính nghiêm khắc. Theo quy định, nếu không đóng BHXH bắt buộc, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm.
Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, các doanh nghiệp mới thành lập có thể tự tin thực hiện thủ tục đăng ký BHXH lần đầu một cách nhanh chóng và chính xác nhất.