Trong quá trình làm việc tại nhiều đơn vị khác nhau, không ít người lao động vô tình sở hữu từ hai cuốn sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) trở lên. Điều này không chỉ gây khó khăn cho cơ quan quản lý mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến việc chốt sổ và hưởng các chế độ bảo hiểm sau này. Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, việc gộp sổ là thủ tục bắt buộc để thống nhất quá trình đóng bảo hiểm.
Tại sao mỗi người lao động chỉ được sử dụng duy nhất một sổ BHXH?
Nguyên tắc quản lý của Bảo hiểm xã hội Việt Nam là mỗi cá nhân tham gia chỉ được cấp một mã số BHXH duy nhất gắn liền với một cuốn sổ bảo hiểm. Điều này giúp hệ thống dữ liệu quốc gia ghi nhận chính xác và liên tục quá trình đóng - hưởng của người lao động.
Cụ thể, tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH đã nêu rõ:
"Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ BHXH vào sổ mới."
Như vậy, nếu bạn đang cầm trên tay nhiều cuốn sổ, việc gộp sổ không chỉ là quyền lợi mà còn là trách nhiệm để đảm bảo tính minh bạch trong hồ sơ cá nhân.
Hồ sơ cần chuẩn bị để làm thủ tục gộp sổ BHXH
Căn cứ theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH, người lao động cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS): Đây là mẫu tờ khai quan trọng nhất để người lao động kê khai các thông tin cá nhân và danh sách các sổ BHXH hiện có.
- Các sổ BHXH hiện có: Người lao động phải nộp lại tất cả các cuốn sổ BHXH (bao gồm cả sổ gốc và các tờ rời) mà mình đang sở hữu.
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS): Trường hợp người lao động nộp hồ sơ thông qua doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động sẽ chịu trách nhiệm lập mẫu này.
Quy trình thực hiện gộp sổ bảo hiểm xã hội
Quy trình gộp sổ hiện nay đã được đơn giản hóa tối đa để tạo điều kiện cho người dân. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người lao động có thể lựa chọn một trong hai hình thức:
- Nộp trực tiếp cho đơn vị sử dụng lao động nơi mình đang làm việc.
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi đang tham gia bảo hiểm (đối với người lao động đã nghỉ việc hoặc đang bảo lưu thời gian đóng).
Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý
Sau khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành đối soát dữ liệu trên hệ thống. Thời hạn giải quyết thông thường là không quá 10 ngày. Tuy nhiên, đối với các trường hợp phức tạp cần xác minh quá trình đóng tại nhiều tỉnh thành khác nhau, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 45 ngày.
Xử lý trường hợp đóng trùng thời gian BHXH
Một tình huống thường gặp là người lao động làm việc song song tại hai nơi và đóng trùng bảo hiểm. Theo điểm e khoản 3 Điều 43 Quyết định 595/QĐ-BHXH, nếu có thời gian đóng trùng, cơ quan BHXH sẽ thực hiện hoàn trả số tiền đã đóng thừa vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động và người sử dụng lao động.
Lời khuyên từ chuyên gia: Việc gộp sổ BHXH là hoàn toàn miễn phí. Người lao động nên chủ động thực hiện sớm để tránh những rắc rối về sau khi làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc chế độ hưu trí.