Mỗi dịp Tết Trung thu, việc tặng quà cho cán bộ nhân viên không chỉ là nét đẹp văn hóa doanh nghiệp mà còn là cách để khích lệ tinh thần làm việc. Tuy nhiên, dưới góc độ kế toán và thuế, câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn là: Chi phí mua bánh Trung thu có được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không?
Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp luật hiện hành (tính đến thời điểm năm 2019) để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tuân thủ đúng luật thuế.
1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh chi phí phúc lợi doanh nghiệp
Để xác định một khoản chi có được trừ hay không, doanh nghiệp cần đối chiếu với hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về thuế TNDN đang có hiệu lực, bao gồm:
- Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều về thuế TNDN.
- Thông tư 25/2018/TT-BTC hướng dẫn về các khoản chi có tính chất phúc lợi.
2. Điều kiện để chi phí mua bánh Trung thu được trừ
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ 03 điều kiện tiên quyết sau:
"1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. 3. Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt."
Đặc biệt, đối với bánh Trung thu tặng nhân viên, đây được xếp vào nhóm chi phí có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động. Theo hướng dẫn tại khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi này được coi là liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng bị khống chế về định mức.
3. Hạn mức chi phúc lợi: Quy tắc "01 tháng lương bình quân"
Dù đáp ứng đủ hóa đơn chứng từ, doanh nghiệp cần lưu ý rằng tổng số chi có tính chất phúc lợi (bao gồm cả bánh Trung thu, nghỉ mát, hiếu hỷ...) không được quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
Cách xác định tháng lương bình quân:
Tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ lương thực hiện trong năm chia (:) cho 12 tháng. Quỹ lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
4. Hồ sơ chứng từ cần chuẩn bị
Để cơ quan thuế chấp nhận khoản chi này, kế toán cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:
- Hợp đồng mua bán/Đơn đặt hàng: Thể hiện rõ số lượng, chủng loại bánh.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Phải là hóa đơn hợp pháp, thông tin doanh nghiệp chính xác.
- Chứng từ thanh toán: Nếu hóa đơn trên 20 triệu đồng, bắt buộc phải có chứng từ chuyển khoản ngân hàng.
- Danh sách phát quà: Có chữ ký xác nhận của người lao động hoặc quy định cụ thể trong Quy chế tài chính/Thỏa ước lao động tập thể của công ty.
5. Một số lưu ý quan trọng về thuế GTGT và hóa đơn
Nhiều doanh nghiệp thường quên rằng khi xuất bánh Trung thu tặng nhân viên, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT. Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa dùng để cho, tặng là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động này.
Về thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa mua ngoài để tặng nhân viên nếu khoản chi này phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh (đã được khẳng định tại Công văn 4003/TCT-CS năm 2018 của Tổng cục Thuế).
Lời kết
Việc mua bánh Trung thu tặng nhân viên hoàn toàn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu doanh nghiệp đảm bảo được tính hợp pháp của hóa đơn và nằm trong hạn mức phúc lợi cho phép. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát quỹ lương và các khoản chi phúc lợi khác trong năm để có kế hoạch mua sắm phù hợp, tránh việc chi vượt định mức dẫn đến bị loại chi phí khi quyết toán thuế.