Thẩm quyền ký văn bản: Nguyên tắc chung theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước và quản trị doanh nghiệp, việc ký ban hành văn bản là khâu then chốt xác lập giá trị pháp lý của văn bản đó. Tính đến thời điểm tháng 6/2025, các quy định về công tác văn thư vẫn được thực hiện nghiêm ngặt theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Việc hiểu sai hoặc áp dụng nhầm lẫn giữa các hình thức ký thay, ký thừa lệnh hay ký thừa ủy quyền không chỉ dẫn đến sai sót về thể thức mà còn có thể làm vô hiệu hóa giá trị pháp lý của văn bản.
Dưới đây là phân tích chuyên sâu về 03 hình thức ký văn bản phổ biến nhất hiện nay.
1. Trường hợp nào được ký thay (KT.) người khác?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, chữ ký thay (viết tắt là KT.) được áp dụng tùy thuộc vào chế độ làm việc của cơ quan, tổ chức:
Điều 13. Ký ban hành văn bản 1. Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. 2. Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Phân tích thực tế: Việc ký thay thường diễn ra khi người đứng đầu muốn phân cấp quản lý cho các cấp phó nhằm đảm bảo tính kịp thời trong xử lý công việc. Tuy nhiên, cấp phó chỉ được ký trong phạm vi lĩnh vực mình phụ trách hoặc theo sự chỉ đạo cụ thể của người đứng đầu.
2. Ai được phép ký thừa lệnh (TL.)?
Ký thừa lệnh (viết tắt là TL.) là hình thức ký văn bản mang tính chất hành chính nội bộ hoặc thực thi các nhiệm vụ cụ thể đã được quy định rõ. Theo khoản 4 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
- Đối tượng được giao: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức (ví dụ: Chánh Văn phòng, Trưởng phòng) ký thừa lệnh một số loại văn bản nhất định.
- Quyền hạn của người được giao: Người được ký thừa lệnh có quyền giao lại cho cấp phó của mình ký thay (KT.).
- Điều kiện bắt buộc: Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể bằng văn bản trong Quy chế làm việc hoặc Quy chế công tác văn thư của đơn vị.
Lưu ý: Văn bản ký thừa lệnh vẫn sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đó, không phải con dấu riêng của đơn vị được giao ký.
3. Ký thừa ủy quyền (TUQ.) khi nào?
Đây là hình thức ký văn bản có tính chất đặc thù và chặt chẽ nhất. Tại khoản 3 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Điểm khác biệt cốt lõi của TUQ:
- Chỉ áp dụng trong "trường hợp đặc biệt".
- Phải có văn bản ủy quyền riêng biệt (không chỉ nằm trong quy chế chung).
- Có giới hạn về thời gian và nội dung cụ thể.
- Tuyệt đối không được ủy quyền lại (khác với ký thừa lệnh).
Những lưu ý "sống còn" khi ký ban hành văn bản năm 2025
Dù ký dưới hình thức nào (KT., TL., hay TUQ.), người ký cần tuân thủ các quy tắc kỹ thuật sau để đảm bảo văn bản không bị bắt lỗi về mặt pháp lý:
- Trách nhiệm cá nhân: Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung văn bản mình ký. Người đứng đầu cơ quan vẫn phải chịu trách nhiệm liên đới về toàn bộ văn bản ban hành dưới danh nghĩa cơ quan mình.
- Màu mực: Đối với văn bản giấy, bắt buộc dùng bút có mực màu xanh. Tuyệt đối không dùng mực đen, mực đỏ (trừ trường hợp đặc biệt) hoặc các loại mực dễ phai.
- Ký số điện tử: Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ năm 2025, việc ký số đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết các cơ quan nhà nước. Hình ảnh chữ ký số phải đảm bảo đúng vị trí và tiêu chuẩn quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Hy vọng những thông tin trên đã giúp quý bạn đọc phân biệt rõ ràng các hình thức ký văn bản để áp dụng chính xác trong công việc hàng ngày.