Việc xác định chính xác thời điểm lập hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tránh được các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế. Theo bối cảnh năm 2019, Thông tư 68/2019/TT-BTC đã đưa ra những hướng dẫn cụ thể nhằm làm rõ các quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
1. Nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn điện tử
Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định dựa trên bản chất của giao dịch kinh tế:
- Đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Điều quan trọng cần lưu ý là thời điểm này không phân biệt doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng.
"1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền." (Trích khoản 1 Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
2. Hướng dẫn chi tiết cho các trường hợp đặc thù theo Thông tư 68/2019/TT-BTC
Tại Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã hướng dẫn cụ thể cho các lĩnh vực có tính chất hoạt động đặc biệt:
2.1. Cung cấp điện, nước, viễn thông và công nghệ thông tin
Đối với các dịch vụ này khi được bán theo kỳ nhất định, thời điểm lập hóa đơn điện tử thực hiện chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước theo thỏa thuận giữa hai bên.
2.2. Lĩnh vực xây dựng, lắp đặt
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành. Tương tự như bán hàng hóa, quy định này áp dụng không phân biệt việc doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa.
2.3. Kinh doanh bất động sản và xây dựng cơ sở hạ tầng
Đây là lĩnh vực có quy định khá phức tạp, được chia làm hai trường hợp:
- Chưa chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng: Nếu có thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ ghi trong hợp đồng, thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán.
- Đã chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng: Thực hiện theo nguyên tắc chung của bán hàng hóa (thời điểm chuyển giao).
2.4. Dịch vụ vận tải hàng không
Đối với vé máy bay xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử, thời điểm lập hóa đơn được thực hiện theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ được xuất ra trên hệ thống.
3. Lời khuyên cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần rà soát kỹ quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của mình để đối chiếu với các mốc thời gian nêu trên. Việc lập hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính và gây khó khăn trong việc đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế. Đặc biệt, với lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử bắt buộc, việc nắm vững các quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC là vô cùng cần thiết trong giai đoạn này.