Ngày 15/10/2019, Tổng cục Thuế đã chính thức ban hành Công văn 4178/TCT-CS nhằm phổ biến những nội dung trọng tâm của Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đây được xem là "kim chỉ nam" cho các doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển tiếp đầy biến động này.
1. Nhận diện diện mạo mới của hóa đơn điện tử
Theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn đã có sự thay đổi căn bản. Ký hiệu mẫu số giờ đây chỉ còn 1 chữ số (1, 2, 3, 4) để phân loại hóa đơn. Đặc biệt, ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự sẽ giúp phân biệt rõ ràng hóa đơn có mã (C) hay không có mã (K) của cơ quan thuế, cùng với năm lập hóa đơn.
2. Quy định về chữ ký số và thời điểm lập hóa đơn
Pháp luật hiện hành quy định chữ ký số của người bán là bắt buộc, trong khi chữ ký của người mua chỉ cần thiết khi có thỏa thuận giữa hai bên. Đáng chú ý, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định chính xác là thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
3. Bảy trường hợp đặc thù không nhất thiết đầy đủ nội dung
Tổng cục Thuế làm rõ các trường hợp như hóa đơn siêu thị, xăng dầu cho cá nhân, tem, vé, thẻ, hay dịch vụ hàng không... sẽ được giản lược một số tiêu thức nội dung để phù hợp với thực tế kinh doanh nhanh.
4. Định dạng XML - Chuẩn mực kết nối dữ liệu
Hóa đơn điện tử bắt buộc phải sử dụng ngôn ngữ định dạng XML. Đây là bước đi quan trọng để đồng bộ hóa dữ liệu giữa doanh nghiệp và hệ thống của cơ quan thuế, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của chứng từ.
5. Kiểm soát rủi ro cao về thuế
Các doanh nghiệp có vốn chủ sở hữu dưới 15 tỷ đồng và có dấu hiệu rủi ro sẽ bị buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong 12 tháng liên tục để tăng cường giám sát.
6. Hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh
Đối với các hộ, cá nhân kinh doanh không thường xuyên, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh sau khi người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ khai thuế.
7. Quy trình mới cho hàng hóa xuất khẩu
Một điểm mới quan trọng là khi xuất khẩu, doanh nghiệp phải sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử để lưu thông hàng hóa, sau đó mới lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng khi hoàn tất thủ tục hải quan.
8. Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn
Cơ quan thuế sẽ ngừng cấp quyền sử dụng hóa đơn đối với các doanh nghiệp chấm dứt mã số thuế, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc bị cưỡng chế nợ thuế.
9. Xử lý sai sót linh hoạt hơn
Nếu hóa đơn sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế thì không cần lập lại hóa đơn. Tuy nhiên, nếu sai mã số thuế hoặc số tiền, bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế và có văn bản thỏa thuận giữa hai bên.
10. Phương thức chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế
Doanh nghiệp có thể chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp (đối với các ngành đặc thù như viễn thông, ngân hàng) hoặc chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn ngay khi lập.
11. Ứng phó sự cố kỹ thuật
Tổng cục Thuế đã xây dựng phương án dự phòng khi hệ thống cấp mã gặp sự cố, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn quá lâu.
12. Quản lý hệ thống thông tin tập trung
Toàn bộ dữ liệu hóa đơn sẽ được tích hợp vào cơ sở dữ liệu quốc gia, phục vụ công tác tra cứu và quản lý thuế hiện đại.
13. Siết chặt điều kiện tổ chức cung cấp dịch vụ
Các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có ít nhất 5 năm kinh nghiệm, nhân sự kỹ thuật trình độ cao và cam kết bảo lãnh tài chính trên 5 tỷ đồng.
14. Lộ trình hiệu lực và chuyển tiếp
Thông tư 68 có hiệu lực từ 14/11/2019. Tuy nhiên, các quy định cũ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC vẫn song song tồn tại đến hết ngày 31/10/2020.
15. Xử lý hóa đơn cũ có sai sót
Trong giai đoạn chuyển tiếp, nếu phát hiện hóa đơn giấy cũ có sai sót khi đã chuyển sang dùng hóa đơn điện tử mới, doanh nghiệp phải lập văn bản thỏa thuận và phát hành hóa đơn điện tử thay thế theo đúng mẫu quy định.
"Từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC."
Việc nắm vững 15 điểm mới này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu rủi ro pháp lý trong kỳ quyết toán thuế sắp tới.