Trong bối cảnh thị trường bất động sản cho thuê ngày càng phát triển, việc các doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng hoặc cơ sở kinh doanh trở nên rất phổ biến. Tuy nhiên, một vấn đề pháp lý quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần nắm vững chính là nghĩa vụ thuế phát sinh từ hợp đồng thuê này. Theo quy định tại Thông tư 92/2015/TT-BTC, nếu trong hợp đồng có thỏa thuận bên đi thuê nộp thuế thay, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các thủ tục khấu trừ, khai và nộp thuế thay cho chủ nhà.
1. Khi nào doanh nghiệp phải nộp thuế thay cho người cho thuê nhà?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Thông tư 92/2015/TT-BTC, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế, khai thuế và nộp thuế thay cho cá nhân nếu thỏa mãn đồng thời hai điều kiện sau:
- Trong hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê.
- Cá nhân cho thuê nhà có tổng doanh thu cho thuê tài sản trong năm dương lịch trên 100 triệu đồng.
Trường hợp tổng doanh thu trong năm từ 100 triệu đồng trở xuống, cá nhân không phải nộp thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Khi đó, doanh nghiệp không cần thực hiện khấu trừ và nộp thuế thay.
2. Các loại thuế và cách tính thuế phải nộp thay
Khi thực hiện khai thay, doanh nghiệp cần tính toán chính xác hai loại thuế chính là thuế GTGT và thuế TNCN. Công thức tính thuế được quy định cụ thể tại Điều 4 Thông tư 92/2015/TT-BTC như sau:
Số thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT x 5%
Số thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN x 5%
Trong đó, doanh thu tính thuế là tổng số tiền thuê nhà bao gồm cả các khoản phụ thu, phí dịch vụ (nếu có) mà bên thuê trả cho bên cho thuê theo hợp đồng.
3. Hồ sơ khai thuế thay cho cá nhân cho thuê nhà
Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 8 Thông tư 92/2015/TT-BTC, bao gồm:
- Tờ khai mẫu số 01/TTS: Tờ khai đối với hoạt động cho thuê tài sản. Lưu ý: Tại phần ký tên, doanh nghiệp ghi thêm cụm từ "Khai thay" trước phần "Người nộp thuế hoặc Đại diện hợp pháp của người nộp thuế", sau đó người đại diện doanh nghiệp ký tên, đóng dấu.
- Phụ lục mẫu số 01-1/BK-TTS: Bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản.
- Bản chụp hợp đồng thuê tài sản: Nộp kèm theo trong lần khai thuế đầu tiên của hợp đồng hoặc khi có phụ lục hợp đồng thay đổi nội dung.
4. Thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ khai thuế
Việc tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ là cực kỳ quan trọng để tránh các khoản phạt chậm nộp không đáng có. Theo quy định hiện hành tại thời điểm năm 2019:
- Địa điểm nộp: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi có tài sản cho thuê (nơi có căn nhà thuê).
- Thời hạn nộp hồ sơ theo kỳ hạn thanh toán: Chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo quý bắt đầu thời hạn cho thuê.
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế một lần theo năm: Chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Lưu ý: Thời hạn nộp thuế chính là thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
5. Lời khuyên cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần rà soát kỹ các điều khoản trong hợp đồng thuê nhà, đặc biệt là phần thỏa thuận về nghĩa vụ thuế. Việc thực hiện khai thay không chỉ giúp chủ nhà yên tâm mà còn giúp doanh nghiệp chủ động trong việc hoàn thiện chứng từ chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008.